แนวคิดการทำ Presentation นำเสนอแบบวนเรื่อยๆ สำหรับการออกงาน ออกบูธ (ตอนที่2 - จบ)

สวัสดีครับ :D

บทความนี้เป็นภาคต่อของบทความ 

ทำ Presentation นำเสนอแบบวนเรื่อยๆ สำหรับการออกงาน ออกบูธ (ตอนที่1)

 ซึ่งพูดถึงเรื่องการทำ Slide สำหรับออกบูธหรืองานต่างๆครับ ผมได้ยกตัวอย่างโจทย์สมมติพร้อมตัวอย่าง Slide ที่ทำเสร็จเรียบร้อยแล้ว บทความนี้จะมาขยายความต่อว่า Slide แต่ละ Slide มีแรงจูงใจอะไร เหตุผลในการออกแบบต่างๆ และปิดท้ายด้วย คำแนะนำเพิ่มเติมครับ :)

Slide1

• เป็น Slide ต้อนรับผู้เยี่ยมชม แสดงชื่อบริษัทอย่างชัดเจน
• เป็น Slide ที่บ่งบอกถึงจุดเริ่มต้นของเนื้อหาทั้งหมด
• ตัวการ์ตูนไหว้ แสดงถึงการต้อนรับ ความเป็นไทย (ตรงนี้อาจเป็นโลโก้บริษัทก็ได้)

Slide2

• ต่อจาก Slide ต้อนรับ ก็จะเป็น Slideแนะนำบริษัทคร่าวๆ เขียนถึงจุดเด่นหลักๆที่ทำให้ผู้อ่านสนใจสินค้าของเรา (เราขายอะไร อะไรคือจุดแข็งของบริษัท)
• ลงรูปทั่วๆไปเกี่ยวกับบริษัท เช่น รูปสินค้า รูปโรงงาน สำนักงาน บรรยากาศการทำงานที่มีความสุข ฯลฯ

Slide3-5

• บรรยายถึงสินค้าหลักๆ
• ชื่อสินค้าตัวอักษรใหญ่ สีโดดเด่น เห็นได้ชัดเจน
• ให้ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับสินค้า
• ข้อดีของสินค้านี้ ทำไมถึงควรซื้อ
• รูปสินค้า ในกรณีที่เป็นผ้าไหมไทย อาจเป็นรูปนางแบบที่สวมเสื้อผ้าด้วยผ้าไหมชนิดนี้ ซึ่งแสดงถึงความอ่อนช้อยงดงามขณะใส่อยู่

Slide6

• หลังจากดูสินค้าหลักๆคร่าวๆไปแล้ว ก็เชิญชวนผู้อ่านเข้าไปเยี่ยมชมข้างในบูธ หรือให้ผู้อ่านทำอะไรบางอย่าง อาจประชาสัมพันธ์ กิจกรรมต่างๆ การลดแลกแจกแถมตรงนี้ก็ได้

Slide7

• แสดงช่องทางการติดต่อ กรณีที่ผู้อ่านสนใจสินค้าภายหลัง

ทุกๆ Slide

• ข้อความ "เชิญทุกท่านเยี่ยมชม สัมผัสผ้าไหมไทย และสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมด้านข้างใน พวกเราทุกคนยินดีให้บริการครับ/ค่ะ" ในทุก Slide เป็นข้อความประชาสัมพันธ์เชิญชวนคนเข้าไปด้านในครับ 
• ที่ใส่ทุกSlide เพราะเป็นข้อความเชิญชวนให้เข้าชมบูธของเรา ซึ่งเป็นงานหลักของการออกบูธ ไม่ว่าใครมองจอก็จะเห็นข้อความนี้เสมอ

คำแนะนำเพิ่มเติม

• ระวังเรื่องการสะกดคำบน Presentation รวมทั้ง ระดับภาษา ศัพท์สแลง ศัพท์วัยรุ่นต่างๆ อย่างเช่น จุงบง จุงเบย ถ้าไม่ใช่บูธที่มันวัยรุ่น อย่าเผลอไปใช้มันเชียว
• ภาพที่ใช้ ควรเป็นภาพที่มีคุณภาพสูงหน่อย ไม่ควรแตกเห็นเป็น pixel
• เป้าหมายของPresentationนี้คือให้คนที่เดินผ่านไปมาบริเวณบูธได้อ่าน เพราะฉะนั้น ถ้าเป็นไปได้ ควรจะใช้จอภาพขนาดใหญ่หน่อย เช่นจอภาพขนาดประมาณ 19-22 นิ้วเชื่อมกับคอมพิวเตอร์แล้วตั้งไว้ให้สูงๆพอให้คนเดินผ่านไปผ่านมาเห็นก็ได้  แต่อย่าเล็กเกินไปอย่างจอคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊คหรือTablet เพราะอุปกรณ์เหล่านี้มันไม่ได้ให้ฉายสำหรับคนเดินผ่านไปมาเห็น แต่น่าจะเป็นอุปกรณ์สำหรับสาธิตโปรแกรมหรือระบบอะไรเป็นรายบุคคลหรือกลุ่มเล็กๆมากกว่า

-----------------------------------------------------------------------------------------------------

บทความนี้อาจยาวนิดนึง แต่หวังว่าทุกๆคนจะได้ไอเดียอะไรไปไม่มากก็น้อยนะครับ :D
ขอบคุณทุกๆคนที่อ่าน เจอกันบทความหน้าครับ ^^

แนวคิดการทำ Presentation นำเสนอแบบวนเรื่อยๆ สำหรับการออกงาน ออกบูธ (ตอนที่1)

สวัสดีครับ :D

บทความนี้ผมเขียนขึ้นเพื่อต่อยอดบทความก่อนหน้า (การตั้งค่า PowerPoint ให้เปลี่ยน Slide เรื่อยๆและวนรอบใหม่โดยอัตโนมัติเมื่อจบ Slide สุดท้าย) บางคนอาจสงสัยว่า เนื้อหาตรงนี้มันเอาไปประยุกต์ใช้ในชีวิตจริงอย่างไรได้บ้าง? ผมอยากตอบว่า หลักๆก็คงจะเป็นการทำ Presentation ที่ให้วนไปเรื่อยๆครับ ...ฟังดูอาจเหมือนกวนๆนะ แต่ความจริงมันเป็นแบบนั้นจริงๆครับ เราใช้แสดงข้อมูลอะไรที่มีวน loop เรื่อยๆ เช่น...

• ขั้นตอนการปฎิบัติงานที่มีลำดับชัดเจนและไม่ซับซ้อนไป (เช่นขั้นตอนการลงทะเบียนอะไรบางอย่าง 3 ขั้นตอน ก็ทำ 3 Slide อะไรแบบนี้ ให้คนได้รับทราบ)
• ข้อมูลประชาสัมพันธ์ข่าวสารต่างๆ ระหว่างคนนั่งรอคิวรับบริการได้ดูพลางๆ (โปรโมชั่นเด็ด สินค้าลดราคา ฯลฯ) 
• และที่ผมคิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์มากที่สุดก็คือ ใช้ตามบูธขายของที่มีคนเดินผ่านไปผ่านมา ทำเอาไว้เพื่อประชาสัมพันธ์ข้อมูลหลักๆที่อยากให้คนที่เดินผ่านไปมาได้รับรู้ และอาจเหมาะกับคนที่อยากรู้ข้อมูลแต่ไม่กล้าถามพนักงาน (เพราะคุยกับพนักงานเดี๋ยวจะยาวหรือกลัวโดนขายของอารมณ์นั้น)

ที่มาภาพ: http://img.ryt9.net/www/420x900s/files/20110204/iqe90362623844b4655538626fb77789fc.jpg

ข้อดีของการใช้โปรแกรม PowerPoint ทำ Presentation วน สำหรับบูธขายของหรือนำเสนอผลงาน

ข้อดีก็คือ มันง่าย เร็ว และแก้ไขได้ทันทีหากเจอที่ผิด แต่ก็มีข้อสังเกตอยู่ว่ามันไม่สามารถทำผลงานอลังการงานสร้างแบบโปรแกรมตัดต่อวิดีโอระดับมืออาชีพ หรือถ้าจะทำต้องมีประสบการณ์และเวลาพอควรอยู่ ผมว่าขึ้นอยู่กับโอกาสและความเหมาะสมแหละครับ ว่างานไหนคุ้มแก่การใช้ PowerPoint ทำหรืองานไหนควรลงทุนทำคลิปวิดีโอ แต่ถ้าเอาพื้นฐานง่ายๆ ใครๆก็ทำได้ ผมว่าโปรแกรม PowerPoint เนี่ยแหละ ตอบโจทย์เราได้ดีเลยทีเดียว

ลองมาตัวอย่างกัน

ผมลองสมมติบริษัทแห่งหนึ่งขึ้นมาครับ ชื่อบริษัท รักผ้าไหมไทยจังเลย จำกัด เป็นบริษัทผู้ผลิตผ้าไหมไทย จะไปออกบูธขายผ้าไหมที่งานแห่งหนึ่ง และต้องการจะทำ PowerPoint นำเสนอสินค้าแบบวนชุดหนึ่ง

ก่อนที่จะชมผลงาน ผมมีเรื่องสำคัญมากๆอยากจะบอกทุกครับ :)

การออกแบบ PowerPoint เหมือนการออกแบบงานศิลปะชิ้นหนึ่งแหละครับ ไม่มีคำว่าถูกหรือผิด แต่อาจมีแรงบันดาลใจหรือเหตุผลอะไรมาสนับสนุนมากกว่า อาจมีคนอื่นๆไม่เห็นด้วยกับแนวคิดของตนเอง แต่ว่าเราสามารถแลกเปลี่ยนความเห็นซึ่งกันและกันได้ เปิดใจรับความเห็นซึ่งกันและกันครับ :D

เมื่อเข้าใจแล้ว เรามาดูต่อเลยครับ :)

(คลิกที่นี่เพื่อดูภาพใหญ่)

การใช้พื้นหลัง

• เลือกใช้สีสดใส (สีเขียว) ซึ่งให้ความรู้สึกสดใส และเป็นสีที่คุ้นตาในชีวิตประจำวัน เช่นต้นไม้ใบหญ้า
• เลือกใช้ลายแบบไทยๆ สื่อถึงความเป็นไทย ผ้าไทย
• (ถึงตรงนี้ ถ้าถามว่า เราจะใช้สีอื่นได้ไหม คำตอบคือได้ครับ ขึ้นอยู่กับคนออกแบบเลย อาจใช้พื้นหลังเป็นสีดำลายกนกก็ย่อมได้ สื่อถึงความนิ่งเงียบสงบและความเป็นไทยได้ หรือใช้สีโทนเรียบๆไม่มีลายเลยก็ยังได้ครับ ย้ำอีกทีหนึ่งว่าขึ้นอยู่กับแนวคิดคนออกแบบแต่ละคนมากกว่า)

การใช้แบบอักษร

• แบบอักษรเน้นอ่านง่าย ทางการ (เพราะสินค้าคือผ้าไหมไทย ไม่ควรจะใช้แบบอักษรที่ดูตลกหรือวัยรุ่นไป จะดูไม่น่าเชื่อถือ และนอกจากนั้นแล้ว คนที่เดินผ่านแล้วหันมามองดูจะสามารถกวาดสายตาอ่านได้อย่างรวดเร็วด้วย)
• ขนาดอักษรใหญ่กำลังพอดี พอให้คนที่เดินผ่านไปมาได้เห็นและพออ่านออกได้

การจัดการเนื้อหา

• ใช้จำนวน Slide ไม่มากเกินไป เพราะเราจะสื่อแค่เนื้อหาหลักๆเน้นๆ (รายละเอียดปลีกย่อยให้ถามพนักงานเพิ่มเติม) และสำหรับคนที่แวะมาอ่านที่ Presentation จะได้ใช้เวลาไม่นานนัก ไม่รู้สึกเบื่อไปก่อน และไม่ทรมานและกินเวลาผู้อ่านเกินไป 
• (ตรงนี้ก็แล้วแต่มุมมองคนออกแบบ Presentation อีก บางคนมองกลับกันว่า "เราน่าจะทำSlideเยอะๆ" เพื่อใช้แสดงสินค้าที่หลากหลาย และดึงดูดคนให้ยืนหน้าบูธเพื่ออ่านนานๆเยอะๆ  บูธจะได้คึกคัก มุมหนึ่งสามารถมองว่าเป็นสิ่งที่ดี เพราะแสดงให้เห็นถึงสินค้าที่หลากหลาย อีกมุมหนึ่งสามารถมองว่าเป็นสิ่งที่ไม่ควร เพราะทำ Slide เยอะๆ แล้วหากผู้อ่านที่ตั้งใจยืนอ่านตั้งใจอ่าน จะเป็นการทรมานผู้อ่าน และหากต้องการให้ผู้อ่านชมสินค้าทั้งหมดของเรา แทนที่จะเอาขึ้น Presenation ทั้งหมด เราน่าจะชวนเข้าบูธเราเพื่อชมของจริงแทนมากกว่า)
• ทั้งนี้ทั้งนั้น ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการทำ และมุมมองของแต่ละคนมากกว่าครับ 
• นำเสนอเนื้อหาสำคัญเท่าที่ทำเป็นเช่น ชื่อบริษัท ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับบริษัท (เราคงไม่ลงประวัติก่อตั้งทุกอย่าง รายชื่อCEOแต่ละยุค แผนกต่างๆในองค์กร ซึ่งมันลึกเกินไปและคนเยี่ยมชมบูธไม่จำเป็นต้องรู้) สินค้าเด่นๆ (กรณีที่เรามีสินค้ามากๆ เราคงลงสินค้าทุกตัวที่มีไม่ไหว) การติดต่อขอข้อมูลเพิ่มเติม เป็นต้น

-------------------------------------------------------------------------------------------

** เนื่องจากบทความนี้ยาวพอสมควร จึงขออนุญาตตัดบทความที่เหลือเป็นอีกชุดหนึ่ง เข้าไปอ่านต่อที่ 

แนวคิดการทำ Presentation นำเสนอแบบวนเรื่อยๆ สำหรับการออกงาน ออกบูธ (ตอนที่2 - จบ)

 ได้เลยครับ **

การตั้งค่า PowerPoint ให้เปลี่ยน Slide เรื่อยๆและวนรอบใหม่โดยอัตโนมัติเมื่อจบ Slide สุดท้าย

สวัสดีครับ :D

ในบทความนี้จะพูดถึงขั้นตอน "การตั้งค่า PowerPoint ให้เปลี่ยน Slide เรื่อยๆและวนรอบใหม่โดยอัตโนมัติเมื่อจบ Slide สุดท้าย" ครับ ซึ่งเป็นการทำให้โปรแกรมเปลี่ยน Slide อัตโนมัติตามเวลาที่กำหนด (เช่นให้ Slide1 เปลี่ยนไปที่ Slide2 หลังผ่านไป2วินาที) และเมื่อวนถึง Slide สุดท้าย ก็จะวนกลับไปยัง Slide แรกอัตโนมัติครับ

บทความนี้แบ่งออกเป็น 2 ส่วนย่อยๆครับ คือ 1.การตั้งค่าให้โปรแกรมเปลี่ยน Slide อัตโนมัติตามเวลาที่เรากำหนด และ 2.การตั้งค่าให้โปรแกรมวนไปSlideแรกสุด หลังจบ Slide สุดท้ายโดยอัตโนมัติ 

ส่วนที่1 การตั้งค่าให้โปรแกรมเปลี่ยน Slide อัตโนมัติตามเวลาที่เรากำหนด
เมื่อต้องการให้ Slide ที่เรามีอยู่เปลี่ยนไปยัง Slide ถัดไปในเวลาที่กำหนดโดยไม่ต้องเอาคลิกเมาส์เอง เราสามารถทำได้โดย

1. เตรียมSlideก่อน อย่างน้อย 2 Slide ขึ้นไป

2. เลือกSlideที่1 แล้วคลิกที่เมนู Transition ตรง Ribbon Bar ครับ
3. ที่ Ribbon Page มองดูในส่วนของAdvance Slideครับ ทำเครื่องหมายถูกหน้า After: แล้วกำหนดเวลาที่ต้องการให้ Slideนี้เแสดงเลยครับ เช่นถ้าใส่ 00:05:00 ก็หมายความว่า ให้โปรแกรมแสดง Slideที่1นานเป็นระยะเวลา5วินาที ก่อนข้ามไปSlideที่2

4. เปลี่ยนไปSlideอื่นๆแล้วทำซ้ำข้อ2-3ครับ ทำจนครบทุกSlide แล้วกดฉายงานนำเสนอ (ปุ่มF5) ดูครับ ถ้าทำถูกต้อง โปรแกรมจะเปลี่ยน Slideให้โดยอัตโนมัติครับ

แต่อย่างไรก็ตาม หากไม่ต้องการนั่งไล่กดทีละ Slide แล้วปรับค่าแบบนี้ เราก็สามารถเลือกSlideทีเดียวแล้วปรับทีเดียวได้ครับ



หากทำขั้นตอนข้างบนเสร็จเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมจะเปลี่ยน Slide ตามที่เราหมด แต่อย่างไรก็ตาม เมื่อถึงSlideสุดท้ายแล้ว ก็จะปรากฎจอดำๆ ที่เป็นSlideคั่นก่อนจบ ไม่ได้วนไป Slide แรกใหม่อีกครั้ง  ด้วยเหตุนี้เราจึงต้องปรับค่าเพื่อให้โปรแกรมวนไป Slideแรกอีกครั้งหลังจบ Slide สุดท้ายครับ

ส่วนที่2 การตั้งค่าให้โปรแกรมวนไป Slideแรกสุด หลังจบ Slide สุดท้ายโดยอัตโนมัติ 

1. คลิกเมนู Slide Show ตรง Ribbon Bar ครับ แล้วเลือก Set Up Slide Show ครับ

2. ทำเครื่องหมายถูกที่ Loop continuously until 'Esc' ครับ แล้วกดปุ่ม OK เพื่อยินยัน

มาถึงตอนนี้ ลงอกด F5 ดูผลงานเลยครับ Slideจะวนไปเรื่อยๆแล้ว  อ้อ! ถ้าจะออกจากนำเสนอผลงานให้กดปุ่ม ESC บนคีย์บอร์ดนะครับ

ขอให้มีความสุขกับการลองทำนะครับ :D

ลองทำอัลบั้มรูป (Photo Album) ง่ายๆ ด้วยโปรแกรม PowerPoint

สวัสดีครับผม :D

วันนี้ขอนำเสนอวิธีการทำอัลบั้มรูปภาพ  (Photo Album) ผ่านโปรแกรม PowerPoint ครับ ซึ่งมีวิธีการไม่ยากเลย ทำตามขั้นตอนได้เลยครับ

1. เตรียมรูปภาพก่อน เก็บเอาไว้ที่โฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งในคอมพิวเตอร์ของเราครับ

2. เปิดโปรแกรม PowerPoint ขึ้นมา คลิกที่ Ribbon "Insert" ตามด้วย Photo Album ครับ

3. จะปรากฎหน้าต่างขึ้นมา ให้เรากดปุ่ม File/Disk แล้วเลือกภาพทั้งหมดที่เราต้องการทำอัลบั้มเลยครับ
4. ปรับตำแหน่งได้ที่ Pictures in album (ทำเครื่องหมายถูกหน้ากล่องสี่เหลี่ยม แล้วคลิกลูกศรเลื่อนขึ้นลงที่ด้านล่าง) รายละเอียดดูได้ที่ภาพด้านล่างได้ครับ

5. ปรับโครงของ Album ที่ Album Layout ครับ

ในกรณีที่เรากำหนด Theme แล้วเราอยากรู้ว่า Theme แต่ละแบบมีหน้าตาอย่างไร ให้ลองเปลี่ยนมุมมอง (View) ดูครับ ดูรายละเอียดด้านล่าง

6. กด Create เท่านี้ก็เสร็จแล้วครับผม :D

การแก้ไขอัลบั้ม

เราสามารถแก้ไขอัลบั้มที่เราสร้างออกมาได้ โดยในโหมด Normal View ให้คลิกขวาที่ Slide ใดก็ได้ แล้วเลือกคำสั่ง Photo Album... ครับ

ทำเอกสารประกอบบรรยาย (Handout) ให้ดูทางการ โดยการใช้ Header และ Footer ใน PowerPoint

สวัสดีครับทุกๆคน :D

เชื่อว่าเป้าหมายหลักในการทำ Slide ด้วยโปรแกรม PowerPoint ของพวกเราส่วนใหญ่คงหนีไม่พ้น การนำเสนอผลงาน (Present) ใช่ไหมครับ? ตอนเราเรียนหนังสือเราก็ใช้ PowerPoint ประกอบการนำเสนอหน้าชั้นเพื่อเก็บคะแนน ประกอบการสอบบ้าง เป็นผลงานการบ้านส่งอาจารย์บ้าง พอโตขึ้นมาหน่อยเข้าสู่โลกการทำงาน หลายๆคนก็ใช้ PowerPoint สำหรับ การนำเสนอยอดขาย เสนอโปรเจค เสนองานแก่ลูกค้า เป็นต้น ซึ่งสิ่งหนึ่งที่หลายคนทำประกอบกันด้วยคือ เอกสารประกอบการบรรยาย

เอกสารประกอบการบรรยายเป็นเอกสารที่ใช้บรรยายถึงเนื้อหาสรุปของการนำเสนอครั้งนั้นๆ หลายๆครั้งมักเป็นรูป Slide PowerPoint เป็นเป็นช่องเล็กๆ 4-6ช่อง ลักษณะคล้ายๆรูปด้านล่างนี้

ภาพแสดงตัวอย่างเอกสารประกอบการนำเสนอ (Handout)

เอกสารฉบับนี้จะถูกมอบให้กับผู้ฟังก่อนเรานำเสนองาน ผู้ฟังในที่นี้อาจเป็น อาจารย์ หรือเป็นลูกค้า หรืออาจเป็นผู้บริหารระดับสูงก็เป็นไปได้ ดังนั้นเมื่อเรารู้ว่าเราจะต้องมอบเอกสารให้กับกลุ่มคนเหล่านี้ เราคงต้องเพิ่มความเป็นทางการ เพื่อให้เอกสารดูดีและน่าเชื่อถือมากขึ้น เมื่อผู้อ่านเอกสารประทับใจ ก็ส่งผลให้การงานเราดีขึ้น เงินเดือนเพิ่มขึ้น และอาจได้เลื่อนตำแหน่ง  (ไม่น่าถึงขนาดนั้นนะ ฮ่าๆ)

วันนี้จึงขอนำเสนอเทคนิคง่ายมากๆ เพื่อให้เอกสารชิ้นนี้ดูเป็นทางการมากขึ้นผ่านการใช้ฟังก์ชั่น Header/Footer ครับ ฟังก์ชั่นนี้เป็นฟังก์ชั่นที่จะเติมข้อความส่วนหัวของเอกสาร และท้ายเอกสารทุกๆหน้าครับ

มันทำให้ทางการขึ้นอย่างไร?

ผมอยากให้ลองทำด้วยตัวเองดูครับ ลองใส่รายละเอียดไว้ที่ Header (อาจใส่ที่ Footer ด้วยหากมี) สิครับ

ว่ากันอย่างตรงไปตรงมา ตอนที่ผมเขียนบทความอยู่นี้ ผมยังไม่มีทฤษฎีอะไรรองรับตรงนี้หรอกครับ แต่อย่างไรก็ตาม มันมีข้อมูลในแง่ของความรู้สึก (ส่วนตัวของผม) ผมจะลองบรรยายในแง่ความรู้สึกแทนละกันครับ

(ซ้าย) ยังไม่ปรับแต่งอะไร

(ขวา) ปรับแต่งเรียบร้อยแล้ว โดยบนซ้ายใส่หัวข้อ ล่างซ้ายเป็นผู้จัดทำ และล่างขวาเป็นเลขหน้า

** ภาพตัวอย่างนี้มีปัญหาเรื่องของขนาดภาพทางซ้ายและขวาที่ไม่ตรงกัน ฉะนั้นอยากให้ทุกคนสนใจที่องค์ประกอบโดยรวม อย่าไปสนใจขนาดภาพ ต้องขอโทษทุกๆคนด้วยครับ :) **

ความรู้สึกของผม เหมือนกับว่า การใส่หัวข้อในทุกๆหน้าของเอกสาร เหมือนกับเป็นการแสดงความเป็นเจ้าของ มีนัยยะบอกว่าเอกสารนี้ถูกเตรียมมาเพื่อการนำเสนอครั้งนี้โดยเฉพาะ ไม่ใช่เตรียมอย่างลวกๆไม่ใส่หัวข้อ เป็นอารมณ์ประมาณนี้ครับ

วิธีการใส่หัวข้อหรือข้อความให้กับส่วนหัวเอกสาร (Header) และส่วนท้ายเอกสาร (Footer)

1. เปิดเอกสารขึ้นมา คลิกที่ File บริเวณมุมซ้ายของหน้าจอครับ

2. ตรงแถบทางด้านซ้าย คลิกที่ Print

3. เลือกประเภทการ Print เป็นแบบ Handout (กี่Slideก็ได้ แต่ส่วนตัวแนะนำ4Slideแนวนอน ไม่ก็6Slideแนวตั้ง)

4. คลิก Edit Header&Footer ที่ด้านล่าง

5. จะปรากฎหน้าต่างขึ้นมา มีรายละเอียดโดยสังเขปดังนี้

A. Date and time วันที่ที่แสดงบนเอกสาร สามารถให้Updateอัตโนมัติ (ตัวเลือกย่อยแรก) หรือล๊อกวันที่เป๊ะๆ (ตัวเลือกย่อยที่สอง) วันที่จะแสดงที่มุมบนขวาของเอกสารทุกหน้า

B. Page Number เลขหน้า จะแสดงที่มุมล่างขวาของเอกสารทุกหน้า

C. Header หัวกระดาษ จะแสดงที่มุมซ้ายบนของเอกสารทุกหน้า

D. Footer ท้ายกระดาษ จะแสดงที่มุมซ้ายล่างของเอกสารทุกหน้า

ในตัวอย่างนี้ผมจะใช้ข้อความชุดนี้ครับ

เมื่อกำหนดค่าเสร็จให้เราคลิกปุ่ม Apply to All แล้วผลลัพธ์ที่ได้ก็จะแสดงที่หน้าจอ Print Preview ด้านขวาครับ หลังจากนี้เราก็สามารถพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารประกอบการบรรยายได้ต่อไปครับ :)

ข้อสังเกต

- ตรงนี้ยังไม่สามารถปรับแต่งอะไรได้มากนัก เช่นอยากใส่เส้นยาวๆ อยากเปลี่ยนแบบอักษร ขนาดอักษรก็ไม่สามารถทำได้ตรงนี้

- เมื่อ Edit Header&Footerแล้ว อาจจำเป็นต้องปิดและเปิดไฟล์เอกสารใหม่ เพื่อให้ผลลัพธ์เกิดขึ้นถูกต้อง โดยเฉพาะในกรณีที่จะยกเลิก เช่นยกเลิกใส่หมายเลขหน้า เป็นต้น

- ข้อความที่ Footer และ เลขหน้า อาจหายไป หากเลือก Scale to Fit Paper (คำสั่งนี้อยู่ในเมนูที่กำหนด จำนวนSlideต่อ1หน้า)

สรุปเนื้อหาภาพรวม

ทำเอกสารประกอบบรรยาย (Handout) ให้ดูทางการด้วยการใช้ Header และ Footer ใน PowerPoint นั้นสามารถทำได้โดยผ่านเมนู Print เลือก Edit Header&Footer ซึ่งการทำเช่นนี้จะทำให้เอกสารมีเอกลักษณ์ แสดงนัยยะถึงความตั้งใจเตรียมเอกสารเพื่องานนำเสนอครั้งนี้โดยเฉพาะ 

แก้ปัญหาเฉพาะหน้าเมื่อแบบอักษร (Font) ใน PowerPoint ไม่ขึ้นตามที่กำหนด

สวัสดีครับทุกๆคน :D

จากบทความที่แล้ว ได้พูดถึงเรื่อง การบันทึกแบบอักษร (Font) ให้ติดไปกับไฟล์ PowerPoint (หรือการฝังFont – Embedded Font) ซึ่งมีประโยชน์กรณีที่เราเอาไฟล์ PowerPoint ของเราไปเปิดที่เครื่องอื่นแล้ว Font ไม่เปลี่ยนไปตามที่เรากำหนดไว้ตอนแรก

บทความนี้จะต่อยอดกับบทความที่แล้วครับ ในบทความนี้จะพูดถึง 2 วิธีการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าเมื่อเจอปัญหา Font ไม่ขึ้น เมื่อเราเจอเหตุการณ์นี้จริงๆตอนเราอยู่ที่ที่เราต้องนำเสนอผลงานแล้ว เรายังพอมีวิธีการแก้ปัญหาอย่างไรด้บ้าง ลองติดตามได้เลยครับ :)

ตัวอย่างปัญหาเรื่องแบบอักษรเวลาเอาไปเปิดที่เครื่องอื่น

การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า - วิธีการที่ 1 รีบดาวน์โหลด Font มาลงในเครื่อง

ปัจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารของเราได้พัฒนาอย่างมาก จึงทำให้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตสามารถทำได้โดยง่ายกว่าแต่ก่อน(มาก)เช่นกัน จากตรงนี้เอง หากเรายังมีเวลาและสามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ เราก็สามารถดาวน์โหลด Font ที่ขาดหายไปแล้วนำมาลงในเครื่องได้ครับ

http://www.f0nt.com เว็บไซต์ให้บริการดาวน์โหลดแบบอักษรที่ได้รับความนิยมของไทย

ในกรณีที่ไม่รู้ว่าจะหาแหล่งดาวน์โหลดที่ใด การใช้ google ช่วยค้นหา เป็นทางเลือกหนึ่งที่ช่วยได้

การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า - วิธีการที่ 2 รีบทำใจ และปรับให้สมบูรณ์เท่าที่มันทำได้

... ถ้าเกิดเราทดลองเปิดงาน PowerPoint ก่อนนำเสนอสัก 1 ชั่วโมง แล้ว Font มีปัญหา ... เรายังพอจัดการมันได้ทัน

... ถ้าเกิดเราทดลองเปิดงาน PowerPoint ก่อนนำเสนอสัก 20 นาที แล้ว Font มีปัญหา ... เราเริ่มเครียดบ้าง แต่ก็พอแก้ไขได้อยู่

... ถ้าเกิดเราทดลองเปิดงาน PowerPoint ก่อนนำเสนอสัก 5 นาที แล้ว Font มีปัญหา ... คงช็อคและเสียขวัญพอสมควร มันคงเกิดขึ้นกับเราได้ยาก แต่ถ้ามันเกิดกับเราจริงๆล่ะ เราจะทำอย่างไร

วิธีที่ง่ายที่สุดภายใต้สถานการณ์แบบนั้นคือ ทำใจยอมรับมัน และลองปรับให้สมบูรณ์เท่าที่จะทำได้ 

ด้วยเวลาที่จำกัด เราคงทำอะไรได้ไม่มากนัก วิธีที่ผมแนะนำต่อไปนี้เป็นวิธีที่ผมคิดว่าน่าจะช่วยได้ดีระดับหนึ่งครับ

1. กวาดสายตาดู Slide คร่าวๆ ว่าข้อความตกขอบ Slide น่าเกลียดเกินไปรึเปล่า ถ้าข้อความตกขอบไปเลย แบบนี้คงดูไม่ดีนัก ถ้า Slide โดยรวมดูไม่น่าเกลียด พอหยวนๆ พอรับได้ก็ข้ามไปดู Slide อื่นๆต่อไป

2. ถ้า Slideไหนรับไม่ได้ ให้แก้ไข จากประสบการณ์ส่วนตัว ปัญหาที่พบมักเป็นเรื่องของ ขนาดแบบอักษรที่ใหญ่เกินไปทั้ง Slide มีวิธีแก้ไขง่ายๆก็คือ 

• ณ Slideที่ต้องการจะปรับ ให้กด Ctrl+A บน Keyboard เพื่อเลือกข้อความทั้งหมดใน Slideนั้นๆ ซึ่งมันจะเลือกรูปภาพ เลือกอะไรเกินไปด้วย ไม่ต้องสนใจครับ
• กดปุ่ม “Decrease Font Size” เพื่อลดขนาดแบบอักษรทั้งหน้า (ดูตำแหน่งของปุ่มที่ภาพด้านล่างครับ)

• ตรงนี้ขออนุญาตแทรกความรู้เพิ่มเติมนะครับ ปุ่ม Increase Font Size (ปุ่มทางซ้าย อักษรAตัวใหญ่ มีหัวลูกศรขึ้น) และ Decrease Font Size (ปุ่มทางขวา อักษรAตัวเล็กกว่า มีหัวลูกศรลง) เป็น 2 ปุ่มที่ใช้ควบคู่กันไป โดยปุ่ม Increase Font Size จะใช้เพิ่มขนาด Font ส่วน Decrease Font Size จะใช้ลดขนาด Font ครับ ในกรณีที่ Font มีขนาดเล็กไปหรือใหญ่เกินไป 2 ปุ่มนี้จะช่วยปรับขนาด Font ได้อย่างรวดเร็ว

• เมื่อทำเสร็จแล้ว ให้ข้ามไปดู Slideต่อไป เมื่อเจอแบบอักษรที่ใหญ่เกินจริงให้ใช้วิธีด้านบน (Ctrl+A แล้วกดปุ่ม Decrease Font Size) ทำไปเรื่อยๆ จนกว่าครบทุก Slide ครับ

วิธีการนี้อาจไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดหรือให้ผลลัพธ์สวยงามที่สุด แต่เป็นวิธีการที่ผมคิดว่า ณ สถานการณ์ที่เหลือเวลาน้อยจริงๆ น่าจะยังพอทำได้ทันครับ :)

ภายใต้เวลาที่กระชั้นชิด อาจทำให้ไม่มีเวลาแก้ไขเรื่อง Font ได้ทั้งหมด แต่ด้วยวิธีข้างต้นทำให้งานของเราดูดีในระดับหนึ่งได้

สรุปเนื้อหาทั้งหมด

การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเวลาที่แบบอักษร (Font) ใน PowerPoint ของเราไม่ขึ้นตามที่เรากำหนด มี 2 วิธีใหญ่ๆที่นำเสนอในบทความนี้คือ 1. รีบดาวน์โหลด Font มาลงในเครื่อง และ 2. รีบทำใจ และปรับงานให้สมบูรณ์เท่าที่มันทำได้ครับ

การบันทึกแบบอักษร (Font) ให้ติดไปกับไฟล์ PowerPoint (หรือการฝังFont – Embed Font)

สวัสดีครับทุกๆคน :D

ปัญหาหนึ่งที่เราอาจพบเจอได้เวลาที่เราเอาไฟล์ PowerPoint ของเราไปเปิดที่เครื่องอื่น นั่นก็คือ “แบบอักษร (Font) บนหน้าจอไม่ตรงตามที่กำหนดเอาไว้ตอนแรก” มีลักษณะดังภาพข้างล่างนี้ครับ

ปัญหาดังกล่าว ไม่ได้เกิดจากความผิดพลาดของโปรแกรมนะครับ แต่เกิดจากเครื่องที่เราไปเปิดนั้นไม่มี Font เดียวกับที่เครื่องเรามี ทำให้โปรแกรมไม่สามารถแสดงแบบอักษรได้อย่างถูกต้องนั่นเอง

วิธีแก้ไขปัญหานี้มี 2 วิธีใหญ่ๆ ที่ผมอยากนำเสนอครับ
1. คัดลอก Font ที่เครื่องของเราไปที่เครื่องนั้นแล้วเปิดไฟล์ PowerPoint ใหม่
2. การบันทึกแบบอักษร (Font) ให้ติดไปกับไฟล์ PowerPoint (หรือการฝังFont – Embedded Font)
เรามาลองดูแต่ละวิธีกันครับ

วิธีที่ 1 คัดลอก Font ที่เครื่องของเราไปที่เครื่องนั้นแล้วเปิดไฟล์ PowerPoint ใหม่ ทำได้โดย
1. ไปที่เครื่องเรา แล้วคัดลอกแบบอักษร Font (โดยปกติจะบันทึกอยู่ใน Control Panel โฟลเดอร์ Fonts)
2. เอาไฟล์ Font ใส่อุปกรณ์พวก Thumb Drive
3. จากนั้นที่เครื่องปลายทาง คัดลอกไฟล์แบบอักษรลงไป
4. เปิดไฟล์ PowerPoint ใหม่อีกครั้ง ปัญหาก็จะหมดไป

ข้อดี
- แก้ไขได้ผลแน่นอน (หากคัดลอก Font มาไม่ผิดนะครับ :p)
- แบบอักษรดังกล่าว สามารถเอาไปใช้ต่อกับไฟล์อื่นหรือโปรแกรมอื่นต่อได้
ข้อเสีย
- ถ้าไม่ได้เตรียมไฟล์ Font มาก่อน ต้องเสียเวลาหาเพื่อนำมาติดตั้ง
- ถ้าต้องนำไฟล์นี้ไปนำเสนอนอกสถานที่หรือเปิดในคอมพิวเตอร์ที่ไม่คุ้นเคยมาก่อน ก็ต้องนำ Font ไปติดตั้งล่วงหน้า ซึ่งบางครั้งก็ไม่สามารถคาดเดาได้ว่าเราจะมีเวลาพอที่จะติดตั้ง หรืออาจตื่นเต้น กังวลเรื่องอื่นๆจนลืมติดตั้ง Font ก่อนนำเสนองานก็เป็นไปได้
- เครื่องคอมพิวเตอร์บางเครื่องไม่สามารถติดตั้งFontได้ เพราะมีการตั้งค่าบางอย่างเพื่อไม่ให้เครื่องติดตั้งFontได้ (แต่คงไม่น่าเจอกันนะครับ ปกติเค้าไม่ทำกัน)

วิธีที่ 2 การบันทึกแบบอักษร (Font) ให้ติดไปกับไฟล์ PowerPoint (หรือการฝังFont – Embedded Font)
เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่อยากนำเสนอในบทความนี้คือ การฝัง/บันทึก Font ลงในไฟล์ PowerPointนั้นเลย วิธีการทำไม่ยากครับ
1. ที่คอมพิวเตอร์ของเรา เปิดไฟล์เอกสารที่ต้องการฝัง Font ลงไป
2. ที่มุมบนซ้ายมือ คลิกที่ File Button
3. เลือก Options

4. ที่หน้าต่าง PowerPoint Options ทางด้านซ้าย คลิกที่ Save
5. ทางด้านขวา เลื่อนลงมาด้านล่างสุด คลิกที่ “Embed fonts in this file” แล้วกด OK ที่ล่างขวาครับ
6. บันทึกไฟล์ (จะใช้เวลานานขึ้นเล็กน้อย เพราะรอบนี้มีการบันทึก Font ด้วย)
7. คราวนี้พอเอาไปเปิดที่คอมพิวเตอร์เครื่อง Fontก็จะยังคงอยู่ครบแล้วครับ :)

ถ้าสังเกตในขั้นตอน “Embed fonts in this file” จะมี 2 ตัวเลือกย่อยๆให้เลือก ส่วนตัวผมขอเรียกว่า “ฝังFontเพื่ออ่าน” และ “ฝังFontเพื่อแก้ไข”

ตัวเลือกที่ 1 Embed only the characters used in the presentation (best for reducing file size)
-  ฝังเพื่ออ่าน ขนาดไฟล์จะใหญ่เพิ่มขึ้นน้อยกว่าอีกแบบหนึ่ง เพราะโปรแกรมจะบันทึก Font เฉพาะที่เห็นบนหน้าจอเท่านั้น (ไม่ใช่ทุกตัวอักษรใน Font นั้น) แต่ไม่สามารถรับประกันได้ว่า หากเราแก้ไขข้อความ โปรแกรมจะแสดง Font ถูกต้องตามที่เราต้องการรึเปล่า

ตัวเลือกที่ 2 Embed all characters (best for editing by other people)
-  ฝังเพื่อแก้ไข ขนาดไฟล์จะใหญ่เพิ่มขึ้นกว่าอีกแบบ เพราะโปรแกรมจะบันทึกทุกตัวอักษรฝังไปในไฟล์นั้นๆแล้ว จึงมีข้อดีกว่าตรงที่ เราสามารถแก้ไขข้อความนั้นๆได้อย่างมั่นใจ

จากประสบการณ์แล้ว แนะนำให้ “ฝังเพื่ออ่านและแก้ไขข้อความ” (ตัวเลือกล่าง) ดีกว่า ขนาดไฟล์อาจใหญ่กว่าแบบแรก แต่ก็เผื่อเหตุการณ์ฉุกเฉิน เผื่อต้องแก้ข้อความบาง Slide ในนั้น เราก็สามารถทำด้วยความมั่นใจว่าแบบอักษรนั้นยังคงอยู่ ไม่มีปัญหาใดๆ

ข้อดี
- ทำได้ทันทีในโปรแกรม
- ทุกอย่างรวมอยู่ในไฟล์เดียว คือไฟล์งาน PowerPoint ของเรา (ไม่ต้องมีไฟล์ Font แยกออกมาต่างหาก)

ข้อเสีย
- ขนาดไฟล์ใหญ่จะขึ้นบ้างตามจำนวน Font ที่บันทึกลงในไฟล์นั้น
- Fontที่ฝังนั้นจะใช้ได้เฉพาะภายในไฟล์ PowerPointนั้นๆ กรณีที่อยากนำ Font ไปใช้ที่กับโปรแกรมหรือไฟล์อื่นๆต่อ จำเป็นต้องคัดลอกไฟล์ Font มาลงที่เครื่องโดยตรง

สรุปเนื้อหาทั้งหมด

ปัญหา Font ไม่แสดงผลตรงตามที่ได้กำหนดไว้เมื่อนำไฟล์ Powerpoint นั้นๆไปเปิดที่เครื่องอื่น เกิดจากเครื่องที่เราเปิดอยู่นั้นไม่มี Font นั้นๆติดตั้งอยู่ แก้ไขได้หลายวิธีเช่น 1. คัดลอก Font นั้นมาลง  2. ฝัง Font ลง ในตัวไฟล์ PowerPoint นั้นๆเลย

[ปฐมบท] แนะนำเว็บBlog "Not Just Powerpoint (*.ppt)"

ทำไมถึงทำเว็บBlogนี้?

Blogแห่งนี้เกิดขึ้นมาจากงานสัมมนาโปรแกรม Microsoft Powerpoint แห่งหนึ่งที่ผมได้เข้าร่วมมา วิทยากรได้พูดว่า

"น่าจะมีสังคมหนึ่งที่พูดถึงเรื่องโปรแกรม Powerpoint หรือการนำเสนอนะ"

ณ ตอนนั้น ผมเฉยๆกับประโยคนี้

เวลาผ่านมา คิดไปคิดมา ผมเองก็เป็นคนหนึ่งที่เคยใช้โปรแกรมนี้อยู่เป็นระยะๆ มีประสบการณ์พอสมควรและสนใจโปรแกรมนี้ ผมน่าจะลองแบ่งปันความรู้ ประสบการณ์แก่คนอื่นบ้าง

แต่ผมก็มีความกลัวอยู่บ้าง เช่นเรื่องของเวลาที่มีน้อย อาจไม่สามารถเขียนบทความได้มากนัก กลัวว่าคนอื่นเก่งกว่าเรามีประสบการณ์ตรงมากกว่าเรา ฯลฯ ผมเลยใช้เวลาคิดและต่อสู้ความคิดในหัวพอสมควร ท้ายที่สุดแล้วขอลองเริ่มโครงการนี้ที่อยากแบ่งปันความรู้ละกัน

ผมเลยตัดสินใจเริ่มต้นจากก้าวเล็กๆก่อน ซึ่งก็คือเว็บ Blog แห่งนี้นั่นเอง :)

ที่มาชื่อ "Not Just Powerpoint (*.ppt)"

เพราะโปรแกรม Powerpoint ไม่ใช่แค่ Powerpoint ที่เรารู้จักครับ (ตรงกับคำว่า Not just powerpoint)

มันมีอะไรมากกว่านั้นในหลายๆแง่ เช่น หลายคนรู้จักโปรแกรม Powerpoint ในแง่ของ โปรแกรมทำสไลด์ หน้าจอสีขาวๆ มีอักษรเต็มไปหมด พอคนพูดๆไป คนก็เริ่มหลับไป มันน่าเบื่อ โปรแกรมนี้มันทำให้คนน่าเบื่อขนาดนี้หรอ?

นอกจากนั้น ปัจจุบันคิดว่าหลายๆโรงเรียนสอนโปรแกรม Powerpointอยู่ในคาบเรียนคอมพิวเตอร์อยู่แล้ว ฉะนั้นคนรุ่นใหม่เกือบทั้งหมดน่าจะใช้โปรแกรมนี้เป็นในระดับหนึ่ง เว็บBlogนี้ก็จะเป็นแหล่งข้อมูลประกอบความรู้เดิมที่มีอยู่แล้วพัฒนาทักษะที่เกี่ยวกับ Powerpoint มากขึ้น

เว็บBlogแห่งนี้จะเน้นที่โปรแกรม Powerpoint เป็นหลัก แต่อาจมีเนื้อหาอะไรที่เกี่ยวข้องหรือน่าสนใจมาเสนอเพิ่มเป็นระยะๆครับ

ชื่อเว็บไซต์ http://notjustppt.blogspot.com/ เป็นชื่อเว็บไซต์แหน่งนี้ คำว่า ppt เป็นนามสกุลไฟล์ (extenstion) ของโปรแกรม Powerpoint ครับ (เหตุผลที่ไม่ตั้งชื่อว่า notjustpowerpoint เพราะว่ามีผู้อื่นใช้ชื่อนี้ไปแล้ว และเป็นชื่อเรียกสั้นๆชื่อไม่ยาวเกินไป)

คำอธิบายเรื่องบทความ

ผมใช้โปรแกรม Microsoft Powerpoint 2010 หรือ 2013 ภาษาอังกฤษเป็นหลัก ซึ่งผู้อ่านสามารถประยุกต์เป็นภาษาไทยได้ผ่านการแปล หรือหาตำแหน่งเมนู/คำสั่งที่อยู่จุดเดียวกัน


ขอให้ทุกท่านมีความสุขกับเว็บ Blogแห่งนี้ครับ