อย่าให้ Presentation สวยๆต้องพัง แก้โดยฝัง Font ไว้ในงาน

เคยทำ PowerPoint แล้วต้องเอาไปเปิดที่คอมเครื่องอื่นแล้วข้อความเละตุ้มเป้ะไหมครับ?

เละตุ้มเป้ะมีหลายระดับ ตั้งแต่ระดับเบสิกคือ แบบอักษรหรือ Font เปลี่ยนไปจากที่เราเคยทำไว้ ซึ่งอาจทำให้เรารู้สึกรำคาญตาและข้อความบางส่วนอาจตกขอบไปบ้าง หรือระดับแอดว้านซหน่อยก็คือข้อความอ่านไม่ออกเลย เป็นภาษาต่างดาวอันนี้อาจทำให้เราต้องกุมขมับบ้าง T_T

วิธีเตรียมรับมือสำหรับปัญหานี้ มีอยู่หลายวิธี แต่ในวันนี้อยากแนะนำวิธีที่ง่ายและเร็ววิธีหนึ่งคือการฝัง Font ลงไปในงานของเราเลย ซึ่งพอเอาไปเปิดที่คอมเครื่องไหนมันก็จะขึ้น Font แบบเดียวกัน

ติดตามวิธีการและรายละเอียดข้างในได้เลยครับ

ปัญหา Font เละมักเกิดจากการเรานำไฟล์ PowerPoint ของเราไปเปิดที่เครื่องอื่นที่ไม่ใช่ของเราครับ ส่วนเหตุผลที่มันเละก็คือ เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นไม่มี Font แบบที่เราใช้อยู่  พอมันไม่มี มันก็ไม่รู้จะเอา Font อะไรมาแสดง ผลลัพธ์ก็เลยออกมาเละๆนั่นเอง

การฝัง Font (หรือภาษาวิชาการหน่อยคือ Embed Font) คือการบันทึก Font ติดหนึบไปกับงานเราเลย ทำให้เอาไปเปิดที่เครื่องไหนก็มีแบบอักษรมาแสดงครับ ทำให้ช่วยแก้ปัญหานี้ได้

การฝัง Font ทำได้โดย
1. คลิกที่เมนู File ที่มุมบนซ้ายหน้าจอ
2. เลือกคำสั่ง Options
3. จะขึ้นหน้าต่างมา ให้คลิกไปส่วนของ Save

4. เลื่อนไปดูด้านล่าง ค้นหา “Embed fonts in the file” แล้วทำเครื่องหมายถูกข้างหน้าครับ
ในส่วนตัวเลือกย่อย บรรทัดบนจะเป็น “บันทึก Font เฉพาะตัวอักษรที่มีใน Presentation นี้เท่านั้น” ส่วนบรรทัดล่างจะเป็น “บันทึก Font และทุกๆตัวอักษรของ Font นั้นทั้งหมด แม้อักษรนั้นจะใช้ในงานเราหรือไม่ก็ตาม”

ส่วนตัวผมเชียร์เลือกตัวเลือกล่างครับ บันทึกทุกตัวอักษรเกินไปก่อนดีกว่า :)

5.กดปุ่ม OK
6. Save งานเรา (เราจะพบว่าจะใช้เวลาบันทึกงานเราเพิ่มขึ้นจากปกติหน่อย เป็นปกตินะครับ)

แค่นี้เป็นอันเสร็จสิ้นการฝัง Font ในงานของเราเรียบร้อยแล้ว

ข้อดีของการฝัง Font คือสามารถทำได้ ง่าย เร็ว และสะดวกครับ 

ส่วนข้อที่อาจต้องพิจารณาเพิ่มเติมคือ อาจใช้เวลาบันทึกไฟล์งานนานขึ้นเล็กน้อย และขนาดไฟล์จะใหญ่ขึ้นเป็นระดับ MB ครับ เพิ่มประมาณ 2-3 MB ขึ้นอยู่กับจำนวนแบบอักษรที่มีในงานของเราครับผม

แก้ปัญหาเฉพาะหน้าเมื่อแบบอักษร (Font) ใน PowerPoint ไม่ขึ้นตามที่กำหนด

สวัสดีครับทุกๆคน :D

จากบทความที่แล้ว ได้พูดถึงเรื่อง การบันทึกแบบอักษร (Font) ให้ติดไปกับไฟล์ PowerPoint (หรือการฝังFont – Embedded Font) ซึ่งมีประโยชน์กรณีที่เราเอาไฟล์ PowerPoint ของเราไปเปิดที่เครื่องอื่นแล้ว Font ไม่เปลี่ยนไปตามที่เรากำหนดไว้ตอนแรก

บทความนี้จะต่อยอดกับบทความที่แล้วครับ ในบทความนี้จะพูดถึง 2 วิธีการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าเมื่อเจอปัญหา Font ไม่ขึ้น เมื่อเราเจอเหตุการณ์นี้จริงๆตอนเราอยู่ที่ที่เราต้องนำเสนอผลงานแล้ว เรายังพอมีวิธีการแก้ปัญหาอย่างไรด้บ้าง ลองติดตามได้เลยครับ :)

ตัวอย่างปัญหาเรื่องแบบอักษรเวลาเอาไปเปิดที่เครื่องอื่น

การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า - วิธีการที่ 1 รีบดาวน์โหลด Font มาลงในเครื่อง

ปัจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารของเราได้พัฒนาอย่างมาก จึงทำให้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตสามารถทำได้โดยง่ายกว่าแต่ก่อน(มาก)เช่นกัน จากตรงนี้เอง หากเรายังมีเวลาและสามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ เราก็สามารถดาวน์โหลด Font ที่ขาดหายไปแล้วนำมาลงในเครื่องได้ครับ

http://www.f0nt.com เว็บไซต์ให้บริการดาวน์โหลดแบบอักษรที่ได้รับความนิยมของไทย

ในกรณีที่ไม่รู้ว่าจะหาแหล่งดาวน์โหลดที่ใด การใช้ google ช่วยค้นหา เป็นทางเลือกหนึ่งที่ช่วยได้

การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า - วิธีการที่ 2 รีบทำใจ และปรับให้สมบูรณ์เท่าที่มันทำได้

... ถ้าเกิดเราทดลองเปิดงาน PowerPoint ก่อนนำเสนอสัก 1 ชั่วโมง แล้ว Font มีปัญหา ... เรายังพอจัดการมันได้ทัน

... ถ้าเกิดเราทดลองเปิดงาน PowerPoint ก่อนนำเสนอสัก 20 นาที แล้ว Font มีปัญหา ... เราเริ่มเครียดบ้าง แต่ก็พอแก้ไขได้อยู่

... ถ้าเกิดเราทดลองเปิดงาน PowerPoint ก่อนนำเสนอสัก 5 นาที แล้ว Font มีปัญหา ... คงช็อคและเสียขวัญพอสมควร มันคงเกิดขึ้นกับเราได้ยาก แต่ถ้ามันเกิดกับเราจริงๆล่ะ เราจะทำอย่างไร

วิธีที่ง่ายที่สุดภายใต้สถานการณ์แบบนั้นคือ ทำใจยอมรับมัน และลองปรับให้สมบูรณ์เท่าที่จะทำได้ 

ด้วยเวลาที่จำกัด เราคงทำอะไรได้ไม่มากนัก วิธีที่ผมแนะนำต่อไปนี้เป็นวิธีที่ผมคิดว่าน่าจะช่วยได้ดีระดับหนึ่งครับ

1. กวาดสายตาดู Slide คร่าวๆ ว่าข้อความตกขอบ Slide น่าเกลียดเกินไปรึเปล่า ถ้าข้อความตกขอบไปเลย แบบนี้คงดูไม่ดีนัก ถ้า Slide โดยรวมดูไม่น่าเกลียด พอหยวนๆ พอรับได้ก็ข้ามไปดู Slide อื่นๆต่อไป

2. ถ้า Slideไหนรับไม่ได้ ให้แก้ไข จากประสบการณ์ส่วนตัว ปัญหาที่พบมักเป็นเรื่องของ ขนาดแบบอักษรที่ใหญ่เกินไปทั้ง Slide มีวิธีแก้ไขง่ายๆก็คือ 

• ณ Slideที่ต้องการจะปรับ ให้กด Ctrl+A บน Keyboard เพื่อเลือกข้อความทั้งหมดใน Slideนั้นๆ ซึ่งมันจะเลือกรูปภาพ เลือกอะไรเกินไปด้วย ไม่ต้องสนใจครับ
• กดปุ่ม “Decrease Font Size” เพื่อลดขนาดแบบอักษรทั้งหน้า (ดูตำแหน่งของปุ่มที่ภาพด้านล่างครับ)

• ตรงนี้ขออนุญาตแทรกความรู้เพิ่มเติมนะครับ ปุ่ม Increase Font Size (ปุ่มทางซ้าย อักษรAตัวใหญ่ มีหัวลูกศรขึ้น) และ Decrease Font Size (ปุ่มทางขวา อักษรAตัวเล็กกว่า มีหัวลูกศรลง) เป็น 2 ปุ่มที่ใช้ควบคู่กันไป โดยปุ่ม Increase Font Size จะใช้เพิ่มขนาด Font ส่วน Decrease Font Size จะใช้ลดขนาด Font ครับ ในกรณีที่ Font มีขนาดเล็กไปหรือใหญ่เกินไป 2 ปุ่มนี้จะช่วยปรับขนาด Font ได้อย่างรวดเร็ว

• เมื่อทำเสร็จแล้ว ให้ข้ามไปดู Slideต่อไป เมื่อเจอแบบอักษรที่ใหญ่เกินจริงให้ใช้วิธีด้านบน (Ctrl+A แล้วกดปุ่ม Decrease Font Size) ทำไปเรื่อยๆ จนกว่าครบทุก Slide ครับ

วิธีการนี้อาจไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดหรือให้ผลลัพธ์สวยงามที่สุด แต่เป็นวิธีการที่ผมคิดว่า ณ สถานการณ์ที่เหลือเวลาน้อยจริงๆ น่าจะยังพอทำได้ทันครับ :)

ภายใต้เวลาที่กระชั้นชิด อาจทำให้ไม่มีเวลาแก้ไขเรื่อง Font ได้ทั้งหมด แต่ด้วยวิธีข้างต้นทำให้งานของเราดูดีในระดับหนึ่งได้

สรุปเนื้อหาทั้งหมด

การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเวลาที่แบบอักษร (Font) ใน PowerPoint ของเราไม่ขึ้นตามที่เรากำหนด มี 2 วิธีใหญ่ๆที่นำเสนอในบทความนี้คือ 1. รีบดาวน์โหลด Font มาลงในเครื่อง และ 2. รีบทำใจ และปรับงานให้สมบูรณ์เท่าที่มันทำได้ครับ

การบันทึกแบบอักษร (Font) ให้ติดไปกับไฟล์ PowerPoint (หรือการฝังFont – Embed Font)

สวัสดีครับทุกๆคน :D

ปัญหาหนึ่งที่เราอาจพบเจอได้เวลาที่เราเอาไฟล์ PowerPoint ของเราไปเปิดที่เครื่องอื่น นั่นก็คือ “แบบอักษร (Font) บนหน้าจอไม่ตรงตามที่กำหนดเอาไว้ตอนแรก” มีลักษณะดังภาพข้างล่างนี้ครับ

ปัญหาดังกล่าว ไม่ได้เกิดจากความผิดพลาดของโปรแกรมนะครับ แต่เกิดจากเครื่องที่เราไปเปิดนั้นไม่มี Font เดียวกับที่เครื่องเรามี ทำให้โปรแกรมไม่สามารถแสดงแบบอักษรได้อย่างถูกต้องนั่นเอง

วิธีแก้ไขปัญหานี้มี 2 วิธีใหญ่ๆ ที่ผมอยากนำเสนอครับ
1. คัดลอก Font ที่เครื่องของเราไปที่เครื่องนั้นแล้วเปิดไฟล์ PowerPoint ใหม่
2. การบันทึกแบบอักษร (Font) ให้ติดไปกับไฟล์ PowerPoint (หรือการฝังFont – Embedded Font)
เรามาลองดูแต่ละวิธีกันครับ

วิธีที่ 1 คัดลอก Font ที่เครื่องของเราไปที่เครื่องนั้นแล้วเปิดไฟล์ PowerPoint ใหม่ ทำได้โดย
1. ไปที่เครื่องเรา แล้วคัดลอกแบบอักษร Font (โดยปกติจะบันทึกอยู่ใน Control Panel โฟลเดอร์ Fonts)
2. เอาไฟล์ Font ใส่อุปกรณ์พวก Thumb Drive
3. จากนั้นที่เครื่องปลายทาง คัดลอกไฟล์แบบอักษรลงไป
4. เปิดไฟล์ PowerPoint ใหม่อีกครั้ง ปัญหาก็จะหมดไป

ข้อดี
- แก้ไขได้ผลแน่นอน (หากคัดลอก Font มาไม่ผิดนะครับ :p)
- แบบอักษรดังกล่าว สามารถเอาไปใช้ต่อกับไฟล์อื่นหรือโปรแกรมอื่นต่อได้
ข้อเสีย
- ถ้าไม่ได้เตรียมไฟล์ Font มาก่อน ต้องเสียเวลาหาเพื่อนำมาติดตั้ง
- ถ้าต้องนำไฟล์นี้ไปนำเสนอนอกสถานที่หรือเปิดในคอมพิวเตอร์ที่ไม่คุ้นเคยมาก่อน ก็ต้องนำ Font ไปติดตั้งล่วงหน้า ซึ่งบางครั้งก็ไม่สามารถคาดเดาได้ว่าเราจะมีเวลาพอที่จะติดตั้ง หรืออาจตื่นเต้น กังวลเรื่องอื่นๆจนลืมติดตั้ง Font ก่อนนำเสนองานก็เป็นไปได้
- เครื่องคอมพิวเตอร์บางเครื่องไม่สามารถติดตั้งFontได้ เพราะมีการตั้งค่าบางอย่างเพื่อไม่ให้เครื่องติดตั้งFontได้ (แต่คงไม่น่าเจอกันนะครับ ปกติเค้าไม่ทำกัน)

วิธีที่ 2 การบันทึกแบบอักษร (Font) ให้ติดไปกับไฟล์ PowerPoint (หรือการฝังFont – Embedded Font)
เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่อยากนำเสนอในบทความนี้คือ การฝัง/บันทึก Font ลงในไฟล์ PowerPointนั้นเลย วิธีการทำไม่ยากครับ
1. ที่คอมพิวเตอร์ของเรา เปิดไฟล์เอกสารที่ต้องการฝัง Font ลงไป
2. ที่มุมบนซ้ายมือ คลิกที่ File Button
3. เลือก Options

4. ที่หน้าต่าง PowerPoint Options ทางด้านซ้าย คลิกที่ Save
5. ทางด้านขวา เลื่อนลงมาด้านล่างสุด คลิกที่ “Embed fonts in this file” แล้วกด OK ที่ล่างขวาครับ
6. บันทึกไฟล์ (จะใช้เวลานานขึ้นเล็กน้อย เพราะรอบนี้มีการบันทึก Font ด้วย)
7. คราวนี้พอเอาไปเปิดที่คอมพิวเตอร์เครื่อง Fontก็จะยังคงอยู่ครบแล้วครับ :)

ถ้าสังเกตในขั้นตอน “Embed fonts in this file” จะมี 2 ตัวเลือกย่อยๆให้เลือก ส่วนตัวผมขอเรียกว่า “ฝังFontเพื่ออ่าน” และ “ฝังFontเพื่อแก้ไข”

ตัวเลือกที่ 1 Embed only the characters used in the presentation (best for reducing file size)
-  ฝังเพื่ออ่าน ขนาดไฟล์จะใหญ่เพิ่มขึ้นน้อยกว่าอีกแบบหนึ่ง เพราะโปรแกรมจะบันทึก Font เฉพาะที่เห็นบนหน้าจอเท่านั้น (ไม่ใช่ทุกตัวอักษรใน Font นั้น) แต่ไม่สามารถรับประกันได้ว่า หากเราแก้ไขข้อความ โปรแกรมจะแสดง Font ถูกต้องตามที่เราต้องการรึเปล่า

ตัวเลือกที่ 2 Embed all characters (best for editing by other people)
-  ฝังเพื่อแก้ไข ขนาดไฟล์จะใหญ่เพิ่มขึ้นกว่าอีกแบบ เพราะโปรแกรมจะบันทึกทุกตัวอักษรฝังไปในไฟล์นั้นๆแล้ว จึงมีข้อดีกว่าตรงที่ เราสามารถแก้ไขข้อความนั้นๆได้อย่างมั่นใจ

จากประสบการณ์แล้ว แนะนำให้ “ฝังเพื่ออ่านและแก้ไขข้อความ” (ตัวเลือกล่าง) ดีกว่า ขนาดไฟล์อาจใหญ่กว่าแบบแรก แต่ก็เผื่อเหตุการณ์ฉุกเฉิน เผื่อต้องแก้ข้อความบาง Slide ในนั้น เราก็สามารถทำด้วยความมั่นใจว่าแบบอักษรนั้นยังคงอยู่ ไม่มีปัญหาใดๆ

ข้อดี
- ทำได้ทันทีในโปรแกรม
- ทุกอย่างรวมอยู่ในไฟล์เดียว คือไฟล์งาน PowerPoint ของเรา (ไม่ต้องมีไฟล์ Font แยกออกมาต่างหาก)

ข้อเสีย
- ขนาดไฟล์ใหญ่จะขึ้นบ้างตามจำนวน Font ที่บันทึกลงในไฟล์นั้น
- Fontที่ฝังนั้นจะใช้ได้เฉพาะภายในไฟล์ PowerPointนั้นๆ กรณีที่อยากนำ Font ไปใช้ที่กับโปรแกรมหรือไฟล์อื่นๆต่อ จำเป็นต้องคัดลอกไฟล์ Font มาลงที่เครื่องโดยตรง

สรุปเนื้อหาทั้งหมด

ปัญหา Font ไม่แสดงผลตรงตามที่ได้กำหนดไว้เมื่อนำไฟล์ Powerpoint นั้นๆไปเปิดที่เครื่องอื่น เกิดจากเครื่องที่เราเปิดอยู่นั้นไม่มี Font นั้นๆติดตั้งอยู่ แก้ไขได้หลายวิธีเช่น 1. คัดลอก Font นั้นมาลง  2. ฝัง Font ลง ในตัวไฟล์ PowerPoint นั้นๆเลย