การบันทึกแบบอักษร (Font) ให้ติดไปกับไฟล์ PowerPoint (หรือการฝังFont – Embed Font)

สวัสดีครับทุกๆคน :D

ปัญหาหนึ่งที่เราอาจพบเจอได้เวลาที่เราเอาไฟล์ PowerPoint ของเราไปเปิดที่เครื่องอื่น นั่นก็คือ “แบบอักษร (Font) บนหน้าจอไม่ตรงตามที่กำหนดเอาไว้ตอนแรก” มีลักษณะดังภาพข้างล่างนี้ครับ

ปัญหาดังกล่าว ไม่ได้เกิดจากความผิดพลาดของโปรแกรมนะครับ แต่เกิดจากเครื่องที่เราไปเปิดนั้นไม่มี Font เดียวกับที่เครื่องเรามี ทำให้โปรแกรมไม่สามารถแสดงแบบอักษรได้อย่างถูกต้องนั่นเอง

วิธีแก้ไขปัญหานี้มี 2 วิธีใหญ่ๆ ที่ผมอยากนำเสนอครับ
1. คัดลอก Font ที่เครื่องของเราไปที่เครื่องนั้นแล้วเปิดไฟล์ PowerPoint ใหม่
2. การบันทึกแบบอักษร (Font) ให้ติดไปกับไฟล์ PowerPoint (หรือการฝังFont – Embedded Font)
เรามาลองดูแต่ละวิธีกันครับ

วิธีที่ 1 คัดลอก Font ที่เครื่องของเราไปที่เครื่องนั้นแล้วเปิดไฟล์ PowerPoint ใหม่ ทำได้โดย
1. ไปที่เครื่องเรา แล้วคัดลอกแบบอักษร Font (โดยปกติจะบันทึกอยู่ใน Control Panel โฟลเดอร์ Fonts)
2. เอาไฟล์ Font ใส่อุปกรณ์พวก Thumb Drive
3. จากนั้นที่เครื่องปลายทาง คัดลอกไฟล์แบบอักษรลงไป
4. เปิดไฟล์ PowerPoint ใหม่อีกครั้ง ปัญหาก็จะหมดไป

ข้อดี
- แก้ไขได้ผลแน่นอน (หากคัดลอก Font มาไม่ผิดนะครับ :p)
- แบบอักษรดังกล่าว สามารถเอาไปใช้ต่อกับไฟล์อื่นหรือโปรแกรมอื่นต่อได้
ข้อเสีย
- ถ้าไม่ได้เตรียมไฟล์ Font มาก่อน ต้องเสียเวลาหาเพื่อนำมาติดตั้ง
- ถ้าต้องนำไฟล์นี้ไปนำเสนอนอกสถานที่หรือเปิดในคอมพิวเตอร์ที่ไม่คุ้นเคยมาก่อน ก็ต้องนำ Font ไปติดตั้งล่วงหน้า ซึ่งบางครั้งก็ไม่สามารถคาดเดาได้ว่าเราจะมีเวลาพอที่จะติดตั้ง หรืออาจตื่นเต้น กังวลเรื่องอื่นๆจนลืมติดตั้ง Font ก่อนนำเสนองานก็เป็นไปได้
- เครื่องคอมพิวเตอร์บางเครื่องไม่สามารถติดตั้งFontได้ เพราะมีการตั้งค่าบางอย่างเพื่อไม่ให้เครื่องติดตั้งFontได้ (แต่คงไม่น่าเจอกันนะครับ ปกติเค้าไม่ทำกัน)

วิธีที่ 2 การบันทึกแบบอักษร (Font) ให้ติดไปกับไฟล์ PowerPoint (หรือการฝังFont – Embedded Font)
เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่อยากนำเสนอในบทความนี้คือ การฝัง/บันทึก Font ลงในไฟล์ PowerPointนั้นเลย วิธีการทำไม่ยากครับ
1. ที่คอมพิวเตอร์ของเรา เปิดไฟล์เอกสารที่ต้องการฝัง Font ลงไป
2. ที่มุมบนซ้ายมือ คลิกที่ File Button
3. เลือก Options

4. ที่หน้าต่าง PowerPoint Options ทางด้านซ้าย คลิกที่ Save
5. ทางด้านขวา เลื่อนลงมาด้านล่างสุด คลิกที่ “Embed fonts in this file” แล้วกด OK ที่ล่างขวาครับ
6. บันทึกไฟล์ (จะใช้เวลานานขึ้นเล็กน้อย เพราะรอบนี้มีการบันทึก Font ด้วย)
7. คราวนี้พอเอาไปเปิดที่คอมพิวเตอร์เครื่อง Fontก็จะยังคงอยู่ครบแล้วครับ :)

ถ้าสังเกตในขั้นตอน “Embed fonts in this file” จะมี 2 ตัวเลือกย่อยๆให้เลือก ส่วนตัวผมขอเรียกว่า “ฝังFontเพื่ออ่าน” และ “ฝังFontเพื่อแก้ไข”

ตัวเลือกที่ 1 Embed only the characters used in the presentation (best for reducing file size)
-  ฝังเพื่ออ่าน ขนาดไฟล์จะใหญ่เพิ่มขึ้นน้อยกว่าอีกแบบหนึ่ง เพราะโปรแกรมจะบันทึก Font เฉพาะที่เห็นบนหน้าจอเท่านั้น (ไม่ใช่ทุกตัวอักษรใน Font นั้น) แต่ไม่สามารถรับประกันได้ว่า หากเราแก้ไขข้อความ โปรแกรมจะแสดง Font ถูกต้องตามที่เราต้องการรึเปล่า

ตัวเลือกที่ 2 Embed all characters (best for editing by other people)
-  ฝังเพื่อแก้ไข ขนาดไฟล์จะใหญ่เพิ่มขึ้นกว่าอีกแบบ เพราะโปรแกรมจะบันทึกทุกตัวอักษรฝังไปในไฟล์นั้นๆแล้ว จึงมีข้อดีกว่าตรงที่ เราสามารถแก้ไขข้อความนั้นๆได้อย่างมั่นใจ

จากประสบการณ์แล้ว แนะนำให้ “ฝังเพื่ออ่านและแก้ไขข้อความ” (ตัวเลือกล่าง) ดีกว่า ขนาดไฟล์อาจใหญ่กว่าแบบแรก แต่ก็เผื่อเหตุการณ์ฉุกเฉิน เผื่อต้องแก้ข้อความบาง Slide ในนั้น เราก็สามารถทำด้วยความมั่นใจว่าแบบอักษรนั้นยังคงอยู่ ไม่มีปัญหาใดๆ

ข้อดี
- ทำได้ทันทีในโปรแกรม
- ทุกอย่างรวมอยู่ในไฟล์เดียว คือไฟล์งาน PowerPoint ของเรา (ไม่ต้องมีไฟล์ Font แยกออกมาต่างหาก)

ข้อเสีย
- ขนาดไฟล์ใหญ่จะขึ้นบ้างตามจำนวน Font ที่บันทึกลงในไฟล์นั้น
- Fontที่ฝังนั้นจะใช้ได้เฉพาะภายในไฟล์ PowerPointนั้นๆ กรณีที่อยากนำ Font ไปใช้ที่กับโปรแกรมหรือไฟล์อื่นๆต่อ จำเป็นต้องคัดลอกไฟล์ Font มาลงที่เครื่องโดยตรง

สรุปเนื้อหาทั้งหมด

ปัญหา Font ไม่แสดงผลตรงตามที่ได้กำหนดไว้เมื่อนำไฟล์ Powerpoint นั้นๆไปเปิดที่เครื่องอื่น เกิดจากเครื่องที่เราเปิดอยู่นั้นไม่มี Font นั้นๆติดตั้งอยู่ แก้ไขได้หลายวิธีเช่น 1. คัดลอก Font นั้นมาลง  2. ฝัง Font ลง ในตัวไฟล์ PowerPoint นั้นๆเลย

[ปฐมบท] แนะนำเว็บBlog "Not Just Powerpoint (*.ppt)"

ทำไมถึงทำเว็บBlogนี้?

Blogแห่งนี้เกิดขึ้นมาจากงานสัมมนาโปรแกรม Microsoft Powerpoint แห่งหนึ่งที่ผมได้เข้าร่วมมา วิทยากรได้พูดว่า

"น่าจะมีสังคมหนึ่งที่พูดถึงเรื่องโปรแกรม Powerpoint หรือการนำเสนอนะ"

ณ ตอนนั้น ผมเฉยๆกับประโยคนี้

เวลาผ่านมา คิดไปคิดมา ผมเองก็เป็นคนหนึ่งที่เคยใช้โปรแกรมนี้อยู่เป็นระยะๆ มีประสบการณ์พอสมควรและสนใจโปรแกรมนี้ ผมน่าจะลองแบ่งปันความรู้ ประสบการณ์แก่คนอื่นบ้าง

แต่ผมก็มีความกลัวอยู่บ้าง เช่นเรื่องของเวลาที่มีน้อย อาจไม่สามารถเขียนบทความได้มากนัก กลัวว่าคนอื่นเก่งกว่าเรามีประสบการณ์ตรงมากกว่าเรา ฯลฯ ผมเลยใช้เวลาคิดและต่อสู้ความคิดในหัวพอสมควร ท้ายที่สุดแล้วขอลองเริ่มโครงการนี้ที่อยากแบ่งปันความรู้ละกัน

ผมเลยตัดสินใจเริ่มต้นจากก้าวเล็กๆก่อน ซึ่งก็คือเว็บ Blog แห่งนี้นั่นเอง :)

ที่มาชื่อ "Not Just Powerpoint (*.ppt)"

เพราะโปรแกรม Powerpoint ไม่ใช่แค่ Powerpoint ที่เรารู้จักครับ (ตรงกับคำว่า Not just powerpoint)

มันมีอะไรมากกว่านั้นในหลายๆแง่ เช่น หลายคนรู้จักโปรแกรม Powerpoint ในแง่ของ โปรแกรมทำสไลด์ หน้าจอสีขาวๆ มีอักษรเต็มไปหมด พอคนพูดๆไป คนก็เริ่มหลับไป มันน่าเบื่อ โปรแกรมนี้มันทำให้คนน่าเบื่อขนาดนี้หรอ?

นอกจากนั้น ปัจจุบันคิดว่าหลายๆโรงเรียนสอนโปรแกรม Powerpointอยู่ในคาบเรียนคอมพิวเตอร์อยู่แล้ว ฉะนั้นคนรุ่นใหม่เกือบทั้งหมดน่าจะใช้โปรแกรมนี้เป็นในระดับหนึ่ง เว็บBlogนี้ก็จะเป็นแหล่งข้อมูลประกอบความรู้เดิมที่มีอยู่แล้วพัฒนาทักษะที่เกี่ยวกับ Powerpoint มากขึ้น

เว็บBlogแห่งนี้จะเน้นที่โปรแกรม Powerpoint เป็นหลัก แต่อาจมีเนื้อหาอะไรที่เกี่ยวข้องหรือน่าสนใจมาเสนอเพิ่มเป็นระยะๆครับ

ชื่อเว็บไซต์ http://notjustppt.blogspot.com/ เป็นชื่อเว็บไซต์แหน่งนี้ คำว่า ppt เป็นนามสกุลไฟล์ (extenstion) ของโปรแกรม Powerpoint ครับ (เหตุผลที่ไม่ตั้งชื่อว่า notjustpowerpoint เพราะว่ามีผู้อื่นใช้ชื่อนี้ไปแล้ว และเป็นชื่อเรียกสั้นๆชื่อไม่ยาวเกินไป)

คำอธิบายเรื่องบทความ

ผมใช้โปรแกรม Microsoft Powerpoint 2010 หรือ 2013 ภาษาอังกฤษเป็นหลัก ซึ่งผู้อ่านสามารถประยุกต์เป็นภาษาไทยได้ผ่านการแปล หรือหาตำแหน่งเมนู/คำสั่งที่อยู่จุดเดียวกัน


ขอให้ทุกท่านมีความสุขกับเว็บ Blogแห่งนี้ครับ