3 พื้นฐานเบื้องต้นที่ต้องรู้ ในการทำกราฟวงกลม (Pie Chart)

ถ้าพูดถึงกราฟ กราฟหนึ่งหลายๆคนเคยเห็นนั่นก็คือกราฟวงกลม หรือกราฟพายนั่นเอง เป็นกราฟที่ทำได้ง่ายและสื่อสารได้ดี

วันนี้เลยอยากหยิบ “3 พื้นฐานเบื้องต้นที่ต้องรู้ ในการทำกราฟวงกลม (Pie Chart)” มาให้เพื่อนๆได้อ่านกันครับ เพื่อให้การทำกราฟวงกลมมีประสิทธิภาพมากขึ้นไปอีก

ถ้าพร้อมแล้วติดตามข้างในได้เลยครับ :)

1. วัตถุประสงค์หลักของกราฟวงกลมคือใช้เปรียบเทียบ “ชิ้นส่วน” ภายใน ไม่ใช่เปรียบเทียบ “ระหว่างกราฟวงกลมอันอื่นๆ”

เราใช้กราฟวงกลมในการเทียบสัดส่วนสิ่งต่างๆในหมวดเดียวกัน ยิ่งแต่ละชิ้นมีความกว้างเท่าไหร่ นั่นแปลว่ามีสัดส่วนมากขึ้นเท่านั้น

โดยทัวไป เราจะใช้กราฟวงกลม 1 กราฟจะมีข้อมูลรวมเท่ากับ 100%  และมักจะไปเปรียบเทียบกันเองในแต่ละชิ้นส่วนข้างใน

กราฟวงกลมไม่เหมาะกับการเปรียบเทียบข้ามกราฟกัน จะทำให้งง มองซ้ายมองขวาสลับไปมา แล้วจับจุดไม่ถูก

ลองจิตนาการถึงภาพสไลด์ ที่มีกราฟวงกลมที่แสดงยอดขาย 3 ปี ที่ผ่านมา วางเรียงกัน 3 อันติดๆ แล้วเราต้องเปรียบเทียบดูทั้ง 3 อัน

มันมึนและลายตามากๆ ควรเลี่ยงไปใช้กราฟแท่งหรือกราฟเส้นจะดีกว่า

2. การสร้างกราฟวงกลม ให้เรียงลำดับข้อมูลจากมากไปน้อย (ในที่นี่คือ 58% 23% 10% 9% ตามลำดับ) และเริ่มต้นที่จุด 12 นาฬิกาบนหน้าปัดนาฬิกา และวนขวาไปเรื่อยๆ

หากมีหัวข้อ “อื่นๆ” ในกราฟนี้ โดยทั่วไปจะเอาหัวข้อ “อื่นๆ” ไว้ท้ายสุดของกราฟ

3. การสร้างกราฟวงกลม ควรใช้กราฟ 2 มิติ มากกว่า 3 มิติ เพื่อให้สามารถดูได้ง่ายขณะการนำเสนอ การใช้สีควรจะใช้สีพื้นที่แยกความแตกต่างชัดเจน ไม่ควรเล่นสี หรือใช้สีไม่เข้ากัน

หากต้องการจะพิมพ์เอกสารออกมาทางเครื่องพิมพ์แล้วนำไปถ่ายเอกสารอีกที กราฟอาจดูไม่ชัดเจนเหมือนต้นฉบับ อาจแก้ไขโดยการระบุหัวข้อไปเลยในกราฟ (label) ข้างๆ% เช่น เสื้อยืด 58%, กางเกง 23% เป็นต้น

อย่าให้ Presentation สวยๆต้องพัง แก้โดยฝัง Font ไว้ในงาน

เคยทำ PowerPoint แล้วต้องเอาไปเปิดที่คอมเครื่องอื่นแล้วข้อความเละตุ้มเป้ะไหมครับ?

เละตุ้มเป้ะมีหลายระดับ ตั้งแต่ระดับเบสิกคือ แบบอักษรหรือ Font เปลี่ยนไปจากที่เราเคยทำไว้ ซึ่งอาจทำให้เรารู้สึกรำคาญตาและข้อความบางส่วนอาจตกขอบไปบ้าง หรือระดับแอดว้านซหน่อยก็คือข้อความอ่านไม่ออกเลย เป็นภาษาต่างดาวอันนี้อาจทำให้เราต้องกุมขมับบ้าง T_T

วิธีเตรียมรับมือสำหรับปัญหานี้ มีอยู่หลายวิธี แต่ในวันนี้อยากแนะนำวิธีที่ง่ายและเร็ววิธีหนึ่งคือการฝัง Font ลงไปในงานของเราเลย ซึ่งพอเอาไปเปิดที่คอมเครื่องไหนมันก็จะขึ้น Font แบบเดียวกัน

ติดตามวิธีการและรายละเอียดข้างในได้เลยครับ

ปัญหา Font เละมักเกิดจากการเรานำไฟล์ PowerPoint ของเราไปเปิดที่เครื่องอื่นที่ไม่ใช่ของเราครับ ส่วนเหตุผลที่มันเละก็คือ เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นไม่มี Font แบบที่เราใช้อยู่  พอมันไม่มี มันก็ไม่รู้จะเอา Font อะไรมาแสดง ผลลัพธ์ก็เลยออกมาเละๆนั่นเอง

การฝัง Font (หรือภาษาวิชาการหน่อยคือ Embed Font) คือการบันทึก Font ติดหนึบไปกับงานเราเลย ทำให้เอาไปเปิดที่เครื่องไหนก็มีแบบอักษรมาแสดงครับ ทำให้ช่วยแก้ปัญหานี้ได้

การฝัง Font ทำได้โดย
1. คลิกที่เมนู File ที่มุมบนซ้ายหน้าจอ
2. เลือกคำสั่ง Options
3. จะขึ้นหน้าต่างมา ให้คลิกไปส่วนของ Save

4. เลื่อนไปดูด้านล่าง ค้นหา “Embed fonts in the file” แล้วทำเครื่องหมายถูกข้างหน้าครับ
ในส่วนตัวเลือกย่อย บรรทัดบนจะเป็น “บันทึก Font เฉพาะตัวอักษรที่มีใน Presentation นี้เท่านั้น” ส่วนบรรทัดล่างจะเป็น “บันทึก Font และทุกๆตัวอักษรของ Font นั้นทั้งหมด แม้อักษรนั้นจะใช้ในงานเราหรือไม่ก็ตาม”

ส่วนตัวผมเชียร์เลือกตัวเลือกล่างครับ บันทึกทุกตัวอักษรเกินไปก่อนดีกว่า :)

5.กดปุ่ม OK
6. Save งานเรา (เราจะพบว่าจะใช้เวลาบันทึกงานเราเพิ่มขึ้นจากปกติหน่อย เป็นปกตินะครับ)

แค่นี้เป็นอันเสร็จสิ้นการฝัง Font ในงานของเราเรียบร้อยแล้ว

ข้อดีของการฝัง Font คือสามารถทำได้ ง่าย เร็ว และสะดวกครับ 

ส่วนข้อที่อาจต้องพิจารณาเพิ่มเติมคือ อาจใช้เวลาบันทึกไฟล์งานนานขึ้นเล็กน้อย และขนาดไฟล์จะใหญ่ขึ้นเป็นระดับ MB ครับ เพิ่มประมาณ 2-3 MB ขึ้นอยู่กับจำนวนแบบอักษรที่มีในงานของเราครับผม

ทำภาพ Slideshow เปิดวนในงาน ทำผ่าน PowerPoint ง่ายๆ เสร็จใน 4 ขั้นตอน

เตรียมตัวไว้เผื่อรับมือเหตุฉุกเฉิน ต้องทำ Slideshow ฉายภาพต่างๆวนไปเรื่อยๆแบบฉุกเฉิน… ไม่รู้จะเริ่มต้นยังไง ตัดต่อวิดีโอก็ไม่เป็น? มาทางนี้! เราใช้โปรแกรม PowerPoint ทำ Slideshow ให้ฉายวนเปลี่ยนภาพเรื่อยๆ แบบง่ายๆ ได้เพียงแค่ 4 ขั้นตอน….

เราจะใช้ฟังก์ชั่นที่มีอยู่แล้วในโปรแกรมมาทำผลงานกัน และที่สำคัญคือง่าย มาติดตามกันได้เลยครับ :)

ขั้นตอนแรกในการทำ Slideshow คือ การเตรียมภาพครับ มีกี่ภาพก็จัดให้อยู่ในโฟลเดอร์เดียวกัน และโดยเบื้องต้น เราสามารถเรียงลำดับภาพด้วยการตั้งชื่อไฟล์ตามลำดับอักษรภาษาอังกฤษได้ด้วยครับ (แต่จริงๆเราสามารถจัดเรียงลำดับภาพที่จะแสดงได้ในขั้นตอนถัดๆไปครับ)

ขั้นตอนที่ 2 คือการแทรก Photo Album

Photo Album เป็นการนำภาพต่างๆที่เราเตรียมไว้ขั้นตอนเมื่อสักครู่นี้มาใส่ใน Slide แต่ละ Slide ครับ โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. ที่แถบข้างบนของโปรแกรม คลิกไปที่ Insert

2. เลือกที่ Photo Album

3. จะขึ้นหน้าต่าง Photo Album ขึ้นมา ให้คลิกที่ปุ่ม File/Disk… แล้วเลือกภาพทั้งหมดที่ต้องการจะทำ Slideshow ครับ กดปุ่ม OK

4. คลิกที่ปุ่ม Create เป็นอันเสร็จสิ้น 

* สำหรับการปรับค่าต่างๆเพิ่มเติมใน Photo Album สามารถอ่านในบทความที่ผมเขียนเพิ่มเติมในภายหลังได้ครับ http://notjustppt.blogspot.com/2014/01/photo-album-powerpoint.html

นี่คือหน้าตาผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากการที่เราคลิกเมื่อซักครู่นี้ โปรแกรมจะนำภาพต่างๆมาแยกเป็น Slide มาให้ครับ

3. วิธีทำให้ Slide เปลี่ยนอัตโนมัติ เมื่อถึงเวลาที่กำหนด ในที่นี้ผมจะกำหนดว่าเมื่อผ่านไปทุกๆ 2 วินาที จะเปลี่ยนไปยัง Slide หรือ ภาพถัดไปครับ 

1. ลบ Slide แรกสุดที่เป็นหน้าปกออก เพราะเราไม่ได้ใช้มันครับ และที่สำคัญคือจะมีผลในขั้นตอนที่ 4 ครับผม (ขอทดไว้ก่อนนะ เดี๋ยวอธิบายทีหลัง)

2. เลือก Slide ทั้งหมด โดยการกดที่ Slide ไหนก็ได้อันนึง แล้วกด Ctrl+A ครับ เพื่อเลือกทั้งหมด

3. ไปที่หมวด Transitions ด้านบน แล้วเลือกรูปแบบการเปลี่ยน Slide ตามใจชอบ (ในที่นี้เลือก Fade)

4. กำหนดเวลาของแต่ละ Slide ว่าจะอยู่กี่วินาที ในที่นี้กำหนดที่ 2 วินาที โดยปรับที่ด้านขวาสุด ในส่วนของ Advance Slide ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ After และแก้เลขเวลาเป็น 00:02:00 ลงไป (เลข 3 ชุด เริ่มต้นด้วย นาที วินาที และจบด้วยเสี้ยววินาที ครับ เวลาพิมพ์ตรวจสอบดีๆนะ :) )

4. หลังจากที่กำหนดให้เปลี่ยน Slide/ภาพ อัตโนมัติแล้ว ทีนี้ต้องกำหนดว่า เมื่อจบที่ Slide สุดท้ายแล้ว ให้โปรแกรมวนไปที่ Slide แรกอัตโนมัติ (เพื่อให้วนเป็น Slideshow) และนี่เป็นเหตุผลที่เมื่อขั้นตอนที่แล้ว ผมให้ตัด Slide ที่เป็นหน้าหัวข้อออก เพราะเพื่อให้ภาพแสดงต่อเนื่อง ไม่มีหัวข้ออะไรคั่นระหว่างทาง (หรือใครจะคงไว้ก็ได้นะ ไม่ซีเรียสๆ)

ขั้นตอนการกำหนดให้โปรแกรมฉายวนเรื่อยๆ จาก Slide แรกไป Slide สุดท้าย และวนกลับมาที่ Slide แรกมีดังนี้

1. ไปที่หมวด Slide Show

2. คลิกที่ Set Up Slide Show

3. จะขึ้นหน้าต่าง Set Up Show ขึ้นมา ให้ดูในส่วน Show options ทำเครื่องหมายถูกที่ Loop continuously until ‘ESC’ 

4. กด OK

แค่นี้ Slide Show ของเราก็เสร็จสิ้นแล้ว เย้!!!

ทดลองโดยการกดฉาย Presentation หรือปุ่ม F5 เพื่อดูผลลัพธ์ได้เลย

อ้อ! ถ้าจะหยุดการทำงาน ให้กดปุ่ม ESC ที่คีย์บอร์ดนะ :)

นานาวิธีในการหาและเปลี่ยน Slide รู้เพิ่มไว้ ช่วยการนำเสนอเทพขึ้น

สวัสดีครับผม ทุกๆครั้งที่นำเสนอด้วยโปรแกรม PowerPoint เรามักจะมี Slide ที่ต้องเปลี่ยนมากกว่า 1 Slide จริงไหมครับ?

ผมอยากจะบอกว่า วิธีการเปลี่ยน Slide มีหลายวิธีมากๆๆๆๆๆ และรู้ไว้จะเป็นประโยชน์กับเราในการนำเสนอ และเชื่อว่าคนส่วนหนึ่ง อาจเจอปัญหาหา Slide ที่ต้องการไม่เจอขณะนำเสนอ และเราก็จะกดปุ่มซ้ายขวารัวๆแบบตื่นเต้นหน่อยๆเพราะลุ้นว่ามันอยู่ไหน ใช่ไหมครับ?

วันนี้อยากแนะนำวิธีการเปลี่ยนและค้นหา Slide ขณะนำเสนอให้กับทุกคนครับผม  พร้อมแล้วติดตามต่อได้ข้างในเลยครับ :)

…ทุกคนต้องเคยใช้ปุ่มเหล่านี้ไม่มากก็น้อยอย่างแน่นอน 55+

วิธีในการเปลี่ยน Slide มีหลากหลายวิธีที่สามารถทำได้ครับ

#วิธีการเลื่อนไปยังSlideก่อนหน้า

1. กดปุ่ม p

2. กดปุ่ม Backspace

3. กดปุ่มลูกศรบน

4. กดปุ่มลูกศรซ้าย

5. กดปุ่ม Page Up

#วิธีการเลื่อนไปยังSlideถัดไป

1. กดปุ่ม n

2. คลิกเมาส์ซ้าย

3. กดปุ่ม Spacebar

4. กดปุ่มลูกศรล่าง

5. กดปุ่มลูกศรขวา

6. กดปุ่ม Enter

7. กดปุ่ม Page Down

มันมีวิธีอื่นๆอีกที่จะเปลี่ยน Slide (แต่พอแล้วมั้ง 55+) คงไม่คาดหวังว่าทุกคนจะจำได้และใช้ทุกปุ่ม ผมแค่อยากบอกว่ามีวิธีเปลี่ยน Slide มากมายเท่านั้นเอง :)

See All Slides เครื่องมือช่วยชีวิตเราเวลาหา Slide ที่ต้องการไม่เจอ หรืออยากเห็นภาพรวม Slide ทั้งหมดขณะนำเสนอ

ในหน้าของ See All Slides จะเห็น Slide ย่อยๆเยอะๆทั้งหมดในงานนำเสนอของเรา ช่วยให้เราเลือก Slide ที่เราต้องการได้

การเข้าหน้า See all Slide มี 2 วิธีคือ

1. คลิกขวาที่ไหนก็ได้ของ Slide ตอนนำเสนอและเลือก See all Slides

2. กดเครื่องหมาย See all Slides ที่มุมล่างขวาของ Slide ขณะนำเสนองาน

หากเรารู้เลขหน้า Slide ที่เราจะเปลี่ยน เราสามารถใช้สูตร “เลขหน้า + Enter” ได้ เพื่อเปลี่ยนไปยัง Slideนั้นได้โดยตรงเลย

ยกตัวอย่างเช่น หากเรามี Slide อยู่ 20Slide แล้วอยากเปลี่ยนไปSlideที่ 12 ก็พิมพ์เลข 1 ตามด้วยเลข 2 แล้วกด Enter โปรแกรมก็จะเปลี่ยนไป Slide ที่12 ให้ทันทีเลย

จากประสบการณ์ตรงของผมคือ หากไม่ได้ใช้ Numpad (แผงตัวเลขเยอะๆ หน้าตาคล้ายแผงบนเครื่องคิดเลข) เราก็จะใช้ตัวเลขที่มันมีอักษรภาษาไทยซ้อนอยู่บนคีย์บอร์ด (เช่นเลข 5 จะซ้อนกับอักษร ถ) แทนถูกไหมครับ? อย่าลืมเช็คเรื่องภาษาให้เป็นภาษาอังกฤษก่อนจะใช้การเปลี่ยน Slide ด้วย!! อย่าแป้กแบบผม 55+  ไม่ใช่นั้นโปรแกรมจะไม่อ่านเลข 5 แต่อ่านเป็น ถ ถุง ภาษาไทยแทน แล้วมันจะเปลี่ยนเลขหน้าไม่ได้นะครับบบบบ :)

#แล้วจะรู้ได้อย่างไรว่าSlideไหนตรงกับหมายเลขอะไร

ปกติ Slideจะเริ่มด้วยหมายเลข1 ไล่ไปเรื่อยๆ ปกติเราคงไม่จำเลข Slide อยู่แล้ว ดังนั้นสำหรับผมแล้ว ผมจะ Print Slideออกมา 1 ชุด แบบขนาด 9slideต่อ 1 หน้า แล้วเขียนเลขกำกับไล่เอา  หรือไม่ก็แทรกเลขหน้าตรงมุมล่างขวา Slide เลยแล้ว Printออกมาก็จะเห็นเหมือนกันครับ

#แอบแถม

อันนี้เป็นการประยุกต์ใช้การเปลี่ยนหน้าตามที่เราต้องการที่ผมได้อธิบายไปก่อนหน้านี้ครับ

ผมมักจะใช้กับการทำเกมประเภทตอบคำถาม เช่นมีคำถามอยู่ 10 ข้อ โดยให้ผู้เล่นเลือกได้ว่าจะเอาข้อไหนก่อนก็ได้

ถ้าผู้เล่นจะเอาข้อ 4 ผมก็กด 4 แล้วกด Enter มันก็จะไป Slide ที่ 4

ถ้าผู้เล่นจะเอาข้อ 8 ผมก็กด 8 แล้วกด Enter มันก็จะไป Slide ที่ 8

ทำให้เกมลุ้นและสนุกขึ้นเยอะเลย โดยใช้วิธีง่ายๆบน PowerPoint ครับ :)

ภาพหนึ่งภาพ แทนคำหนึ่งพันคำ แต่จบกัน หาก”ภาพแตก”

“ภาพหนึ่งภาพแทนคำได้ 1 พันคำ” เชื่อว่าหลายๆคนคงคุ้นกับประโยคนี้ใช่ไหมครับ เพราะว่าภาพสามารถแสดงอารมณ์ความรู้สึก รวมทั้งมิติต่างๆได้ชัดเจนกว่าตัวอักษรนั่นเอง

แต่หากภาพนั้น เป็นภาพที่ไม่มีคุณภาพมากพอ อย่างเช่น เป็นภาพที่แตก งานนำเสนอของเราอาจดูไม่ดีนัก ดังนั้นการใช้ภาพที่ไม่แตก หรือภาพคุณภาพสูงจึงเป็นเรื่องสำคัญมากกกกกก :)

แล้วเราจะเลือกภาพที่มีคุณภาพดีๆได้อย่างไร มาติดตามกันเลยครับ

นี่คือตัวอย่างการนำภาพต้นฉบับที่มีคุณภาพต่ำมาขยายเป็นภาพใหญ่ จะพบว่าเมื่อเราส่องดูใกล้ๆแล้ว จะพบว่าภาพแตก มีความเบลอ ไม่ชัดเจน

เพื่องานนำเสนอของเราดูดี ดังนั้นเราจำเป็นต้องใช้ภาพที่มีคุณภาพ เราสามารถใช้ Google กรองภาพที่มีคุณภาพให้เราได้ครับ

เราสามารถให้ Google กรองภาพ ให้แสดงเฉพาะภาพขนาดใหญ่ (ทำให้เวลาย่อหรือขยายภาพ ภาพจะไม่แตก) ขณะที่เราค้นหารูปที่ต้องการได้ดังนี้

1. ค้นหาภาพที่ต้องการก่อน

2. คลิกที่ปุ่ม “เครื่องมือ” ทางด้านขวา

3. ในส่วนของขนาด ให้เลือกขนาด “ใหญ่”

เพียงเท่านี้ ระบบ Google จะกรองงภาพให้เหลือเฉพาะขนาดใหญ่มาให้ครับ

สำคัญมากๆ ก่อนคัดลอกรูป ต้องรอรูปโหลดให้เสร็จก่อน (สังเกตจากแถบสีเทาด้านล่าง จะหายไปเมื่อโหลดเสร็จแล้ว)

ความเร็วในการโหลดขึ้นอยู่กับขนาดความใหญ่ของภาพ ยิ่งภาพใหญ่ก็ยิ่งใช้เวลาในการโหลดที่มากขึ้นครับ

เมื่อโหลดเสร็จแล้วถึงคัดลอกรูปได้ครับผม จะได้ภาพคุณภาพขนาดเต็ม ไม่เช่นนั้นจะได้ภาพที่คุณภาพไม่ได้ดีเต็มที่ครับ

หัวใจหลัก 3 ประการ ในการใช้แบบอักษรในงานเรา

สวัสดีครับ วันนี้ผมอยากนำเสนอเรื่องที่เป็นองค์ประกอบสำคัญมากๆของการทำสื่อนำเสนออย่างหนึ่งนั่นคือ แบบอักษร (Font/Typeface) นั่นเอง ซึ่งผมขอแนะนำ 3 หัวใจหลักที่ต้องคำนึงถึงในการเลือกแบบอักษร เพื่อให้งานของเราดูมืออาชีพโดยไม่ยาก มีอะไรบ้าง ติดตามดูได้เลยครับ :)

1. แบบอักษรมีความรู้สึก

เรื่องนี้เป็นหัวใจหลักในการเลือกแบบอักษรอย่างหนึ่ง เพราะเราต้องดูว่าเราจะนำเสนออะไร หากนำเสนองานที่เป็นทางการ แต่ใช้แบบอักษรที่มีเอกลักษณ์เฉพาะ ก็คงจะให้ความรู้สึกดูเล่นเกินไปไม่เหมาะกับงานทางการ   หากเรานำเสนอผลงานที่เกี่ยวของกับความเป็นไทย การใช้แบบอักษรที่ดูมีความเป็นไทยขึ้น จะช่วยให้งานเรามีเอกลักษณ์ได้ หรือหากเรานำเสนอแบบไม่ทางการหรือเครียดเกินไป การใช้แบบอักษรที่ดูไม่ซีเรียสก็จะทำให้งานเราดูซอฟต์ สบายขึ้นได้

2. กรณีข้อความเยอะๆ แบบอักษรที่มีหัว อ่านง่ายแบบกว่าไม่มีหัว

โดยทั่วไปแล้ว อักษรที่มีหัว เป็นระเบียบ จะอ่านง่ายกว่า อักษรที่ไม่มีหัว เขียนเอียง มีลูกเล่นต่างๆ   ดังนั้นในส่วนข้อความยาวๆ หรือเนื้อหาของเรา ควรพิจารณาใช้แบบอักษรที่ มีหัวอ่านง่ายมากกว่า

ตัวอย่างในภาพ ทางด้านซ้ายเป็นอักษรที่มีหัว  ด้านขวาเป็นอักษรที่ไม่มีหัว  หากเขียนข้อความยาวๆ เยอะๆ ด้านไหนอ่านง่ายกว่าเอ่ย? :)

หากพิจารณาทั้ง 2 ด้าน จะพบว่า ยิ่งตัวอักษรมีลูกเล่นมากเท่าไหร่ จะอ่านยากขึ้นมากเท่านั้นเมื่อใช้กับข้อความยาวๆ  ทางด้านบนมีลูกเล่นมากกว่าทางด้านล่าง

ทั้งนี้ทั้งนั้น ในปัจจุบันมีแบบอักษรมากมาย บางแบบอักษรไม่มีหัวแต่อยู่กับข้อความเยอะๆก็ยังพออ่านได้อยู่ ดังนั้นขอให้ใช้หลักการนี้ภายใต้ความเหมาะสมของหน้างานเราอีกทีหนึ่งครับ

3. ใช้แบบอักษร 2 แบบก็พอ

เพราะความเรียบง่ายส่งให้งานของเราทรงพลัง  หากเราใส่แบบอักษรเยอะๆในงานเราจนเกินไป งานของเราจะดู “เยอะ” และคนจะโฟกัสที่ตัวแบบอักษรที่เราใช้ มากกว่า เนื้อหาที่เราต้องการจะสื่อสารออกไป

แบบอักษร 2 แบบที่ว่าคือ
- ส่วนหัวข้อ (Title/Head) ส่วนนี้เป็นส่วนที่บอกกับผู้ฟังว่า สไลด์/หัวข้อที่เราจะพูดต่อไปคืออะไร สามารถใช้แบบอักษรที่ไม่มีหัว มีน้ำหนัก มีพลัง
- ส่วนเนื้อหา (Body) ส่วนนี้เป็นรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อข้างต้น ควรใช้แบบอักษรที่ไม่มีลูกเล่นมากจนเกินไป อ่านได้ง่าย ไม่มึนเมื่ออ่านไปนานๆ

ในกรณีที่เราอยากเน้นข้อความเฉพาะจุดภายในย่อหน้าหนึ่ง ให้ใช้วิธีเปลี่ยนสีอักษรให้แตกต่างจากเดิม เช่นเน้นสีแดง หรือขีดเส้นใต้แทน อย่าเปลี่ยนแบบอักษรระหว่างข้อความในย่อหน้า

การนำเสนอที่ดีจะต้องรู้จักผู้ฟัง เหมือนผู้ขายสินค้าต้องรู้จักลูกค้าก่อน

การนำเสนอที่ดีจะต้อง รู้จักผู้ฟัง เหมือนผู้ขายสินค้าต้องรู้จักลูกค้าก่อน และการรู้จักผู้ฟังส่งผลต่อการออกแบบ PowerPoint ของเราด้วย

วันนี้ขอนำเสนอ การรู้จักผู้ฟังเบื้องต้น 3 ประการ ซึ่งเป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงทุกครั้งเมื่อเราจะนำเสนออะไรก็ตามครับ

ติดตามชม พร้อมดูรายละเอียดได้ข้างในเลยครับ :)

--------------------

การนำเสนอที่ดีต้องรู้จักผู้ฟัง เหมือนผู้ขายสินค้าต้องรู้จักลูกค้าก่อน

การนำเสนอที่สนใจผู้ฟังจะเกิดประโยชน์ต่อผู้ฟังสูงสุด คล้ายๆกับเวลาเราขายของอะไร เราต้องค้นหาความต้องการของลูกค้าก่อน

ถ้าเราแคร์ผู้ฟัง ผู้ฟังจะแคร์เรา

1. อายุและประสบการณ์

แน่นอนว่าการนำเสนอให้ผู้ใหญ่และเด็กเล็กๆ ย่อมมีรูปแบบและวิธีที่แตกต่างกัน เราต้องดูอายุของผู้ฟังส่วนใหญ่ของผู้เข้าร่วมทั้งหมด และพิจารณาประสบการณ์ ความรู้พื้นฐานที่คนฟังมีและยังไม่มี บางเรื่องที่เราจะนำเสนอ อาจะต้องมีความรู้พื้นฐานมาก่อน ขั้นตอนนี้จะช่วยเตรียมการนำเสนอได้อย่างดี

2. ความคาดหวัง(ของผู้ฟัง)

ผู้ที่มาฟัง เขาอยากได้อะไร หรือคาดหวังอะไรจากเรา?

ในหลายๆครั้ง การนำเสนอ เราไม่สามารถพูดครอบคลุมทุกเรื่องที่เราอยากจะพูดได้ อาจเพราะด้วยเวลา เงื่อนและความเหมาะสมต่างๆ

ให้เราคาดเดาความคาดหวังของผู้ฟังว่าเขาต้องการอะไร และประสงค์สิ่งนั้นให้ได้อย่างดีที่สุดเท่าที่ทำได้

ผู้ฟังต้องการสรุปยอดขาย หรือ ผู้ฟังต้องการรายละเอียดขั้นตอนปฏิบัติงาน หรือผู้ฟังถูกบังคับมาให้ฟัง มีผลต่อการออกแบบการนำเสนอทั้งสิ้น

3. เป้าหมาย(ของผู้พูด)

เราต้องการให้ผู้ฟังไปถึงจุดๆไหน (Goal) และอยากให้ผู้ฟัง Take Action อะไรหลังจากนั้น ตรงนี้ต้องชัดเจน เพื่อให้การนำเสนอเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด  ตรงประเด็น และไม่เวิ่นเว้อ เกิดยืดยาวของการพูดที่เกิดขึ้น

ข้อมูลทั้งหมด มีผลต่อการออกแบบ PowerPoint ของเรา

อายุ เพศ ประสบการณ์ เบื้องหลัง ความเชื่อ อาชีพ ความคาดหวัง ทำให้เราออกแบบเรื่องราวที่จะถ่ายทอดได้

และมีผลการออกแบบตัวช่วยการนำเสนออย่าง PowerPoint เช่นเรื่องของ สี แบบอักษร ภาพ คลิปวิดีโอที่จะใช้ ควรจะทางการหรือมีลูกเล่นได้นิดหน่อย เป็นต้น